Wat is een Workflow?

Een workflow is een ander woord voor het proces van een project. Het beheren van een workflow verwijst naar het beheren van het proces van het gebruiken van bedrijfsmiddelen. Voor marketeers en brand managers refereren workflows specifiek aan de productie van nieuwe digitale media, het wijzigen van bestaande content en het maken van vertalingen. 

Wat is een Workflow Management Tool?

Workflow management tools zoals Bynder bieden een gecentraliseerd platform om te werken met media. Dit behelst ook online beoordeling, goedkeuring (On-Brand en anderzijds) en het mogelijk maken van effectieve communicatie tussen stakeholders. Een workflow management tool kan je ook helpen om een projectplan te visualiseren en uit te voeren. Automatische reminders en de mogelijkheid om deadlines en taken te verdelen kunnen projecten erg vereenvoudigen, om maar niet te beginnen over de hogere efficiëntie als een wereldwijd team samen werkt aan een project.

Waarom heb je een Workflow Management Tool nodig?

Het media creatie proces is zelden zonder complicaties. De lancering van nieuwe campagnes raakt vaak vertraagd door kleine, belangrijke taken die steeds terugkeren en wachten op feedback van collega’s. 

Juist geplande workflows zullen je op de volgende manier helpen:

  • Automatisering. Herhaling van dezelfde simpele processen, zoals data entry, kan enorm tijdrovend zijn. Bovendien zijn zulke herhalingen onpraktisch, omdat u op die manier de verschillende creatieve talenten binnen uw team negeert. Met een professionele workflow management tool kunnen deze processen automatisch voltooid worden binnen enkele seconden.
  • Samenwerking. Samenwerken met externe partijen kan het productieproces en de time-to-market van uw projecten hinderen of vertragen, omdat bestanden steeds vervangen en goedgekeurd moeten worden door verschillende stakeholders. In een workflow management tool kunnen deze taken opgenomen worden in een standaard proces, tegelijkertijd plaatsvinden en beheerd worden met één gecentraliseerde tool.
  • Communicatie. Om te garanderen dat alle instructies en reacties zijn gezien en verwerkt, zijn notities en opmerkingen nodig. Goede workflow management software beschikt over deze tools, zodat je ervan uit kunt gaan dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen.
  • Distributie. Het versturen van grote mediabestanden naar collega’s is zowel tijdrovend als stressvol, ongeacht de methode. De meeste email inboxen weigeren bijlages die groter zijn dan 25MB, wat een standaard hoeveelheid is bij het versturen van ruwe media bestanden (een dagelijkse verplichting van elke brand manager of marketeer). Een workflow management tool maakt het mogelijk om grote bestanden direct met anderen te delen, zonder tussenkomst van omslachtige en onveilige methoden, zoals email en FTP.
  • Duplicatie. Het is goed gebruik om bestanden her te gebruiken om tijd en geld te besparen. In de praktijk leidt dit echter vaak tot onduidelijkheid over welke versie de laatste is. Dit zorgt ervoor dat er oude versies worden gebruikt en nieuwe versies kwijtraken. Effectief workflow management waarborgt, dankzij slim versie management, dat niemand werkt met een oude versie.
  • Overview. Werken aan meerdere projecten tegelijkertijd maakt het moeilijk om bij te houden wat er waar gebeurt. Met een workflow management wordt relevante informatie overzichtelijk bijgehouden op overzicht dashboards, zodat alle taken en project statussen goed zichtbaar zijn.

Stay tuned voor Deel II van deze Workflow Management blog serie: “Maak een Creatieve Workflow”