Bynder Marketing Insights Blog

Vergelijking van Digital Asset Manangement systemen

Written by Alisa Gorokhova | 8 juli 2014

Als je op zoek bent naar een Digital Asset Management (DAM) oplossing, dan heb je waarschijnlijk al je onderzoek gedaan met betrekking tot de selectie van leveranciers. Bovendien ben je waarschijnlijk in het stadium waarin je je hebt gerealiseerd dat alle leveranciers verschillende functies gericht op het voldoen van verschillende eisen aanbieden.

Het is ook belangrijk om te erkennen dat de meeste bedrijven in eerste instantie niet zeker zijn van wat hun DAM behoeften eigenlijk zijn en welke functies ze uiteindelijk nodig zullen hebben. 

Om optimaal je eigen DAM behoeften te evalueren, moet je je bewust zijn van de volgende factoren die een rol spelen bij de keuze van een Digital Asset Management leverancier. 

  • Waarom ben ik eigenlijk op zoek naar Digital Asset Management oplossing?

Vraag jezelf af: "Is het probleem dat mijn werknemers meer tijd dan nodig besteden aan het werken met mediabestanden te wijten aan het feit dat onze huidige oplossing slecht gestructureerd is?"; "Wil ik in staat zijn om media veilig te delen met onze zakelijke partners?"; "Wil ik de media van het bedrijf beter georganiseerd wordt? '. Als je antwoord op een van de bovenstaande vragen "ja" is, zal een DAM oplossing je huidige media management situatie sterk verbeteren. 

  • Welk type digital asset werk ik normaal mee? 

Een Digital Asset Management oplossing zou idealiter alle bestandstypen die je wil gaan gebruiken moeten ondersteunen.

  • Wat is mijn huidige media management oplossing? 

Om een nieuwe DAM oplossing op te kunnen opzetten, moet je ervoor zorgen dat je bestaande media kan worden overgezet naar het nieuwe systeem. 

  • Wie zal onze DAM gaan gebruiken?

Hebt je een idee wie de DAM oplossing gaat gebruiken? Zo ja, wat voor soort oplossing zou het beste bij hen passen? Moeten ze in staat kunnen zijn de Digital Asset Management software te gebruiken, ongeacht hun geografische locatie, internetsnelheid of externe of interne toegang? Wil je ervoor zorgen dat de gebruikers alleen gebruik kunnen maken van de DAM wanneer ze op het hoofdkantoor zijn? 

  • Wat is mijn budget? 

Idealiter is een goede DAM oplossing schaalbaar, wat zoveel betekent dat het in staat is om mee te groeien en uit te breiden met het bedrijf. Bijkomend, zorg ervoor dat je de directe en indirecte kosten van een Digital Asset Management oplossing implementatie goed overweegt.

  • Kan er een nieuwe Digital Asset Management oplossing geïntegreerd worden in de andere software die mijn bedrijf gebruikt? 

Er moeten plug-ins beschikbaar zijn voor het content management systeem en de andere software die je gebruikt in het mediacreatieproces. Als het bijvoorbeeld nodig is om beelden direct van je Digital Asset Management systeem te kunnen integreren in je e-commerce oplossing via API's, zorg er dan voor dat de DAM oplossing waarnaar je opzoek bent deze functie ondersteunt. 

  • Ondersteunt de gekozen oplossing de metadata die ik heb? 

Metadata standaarden zoals IPTC, Exif en XMP, zouden ondersteund moet worden door je Digital Asset Management oplossing.

Hosting 

Er zijn twee verschillende types DAM oplossingen op de markt beschikbaar. Je kunt hosten vanaf je eigen Digital Asset Management oplossing, wat zou betekenen dat jouw DAM oplossing op de server van je bedrijf zal worden gehost, on-premise. Als alternatief kan je Digital Asset Management leverancier de oplossing voor je hosten - dit is het "software as a service '(SaaS) model. SaaS geeft je toegang via een web browser. Beide oplossingen hebben hun voor- en nadelen. 

Voordelen van een cloud-gebaseerde DAM:

  • Klein budget. Cloud-gebaseerde DAM's hebben geen fysieke implementatie nodig, wat betekent dat het niet nodig is om een grote som geld van tevoren te investeren voor zaken als server infrastructuur. Je betaalt gewoon een jaarlijkse of maandelijkse vergoeding. Bovendien kun je gemakkelijk opschalen in het geval je meer opslagruimte nodig hebt. 
  • Geen noodzaak voor een IT-afdeling. Als je niet over de nodige IT-professionals beschikt om de on-premise DAM infrastructuur en hardware te beheren, moet je voor een cloud-gebaseerde oplossing gaan. Bij on-premise oplossingen moet je een licentie kopen voor de nieuwste versie van hun DAM software en zodra er een nieuwere versie wordt uitgebracht is je software automatisch verouderd en wordt deze niet meer ondersteund. Cloud-gebaseerde DAM-systemen bevatten in het algemeen automatische updates en onderhoud van het systeem.

Voordelen van een on-premise DAM: 

  • Niet afhankelijk zijn van een internetverbinding. Als je internetverbinding onbetrouwbaar is of in het algemeen langzamer dan de verbinding met de server is, moet je gaan voor een on-premise DAM oplossing. Een on-premise oplossing zal onafhankelijk van je internetverbinding zijn.
  • Totale controle. Jouw IT-personeel zal de volledige controle hebben over de geïnstalleerde versie, deze voorzien van updates en het beveiligen van gegevens. Je bent zelf verantwoordelijk voor zowel back-ups als de bescherming van gegevens en voor hackpogingen en andere beveiligingsrisico's.

Zoekfuncties

Zoekfuncties zijn een van de belangrijkste kenmerken van een Digital Asset Management systeem die het leven van je medewerkers een stuk makkelijker zou moeten maken door hen in staat te stellen media-assets snel te vinden. Om erachter te komen of een bepaalde DAM oplossing de zoekfuncties bevat die jij nodig hebt, moet je je medewerkers vragen hoe zij gewoonlijk zoeken naar bestanden. Enkele voorbeelden van de vragen die je ze zou kunnen stellen:

"Zoek je vaak op kleur bij creëren van nieuw werk?” Als dat zo is, moet je op zoek gaan naar een DAM die een zoeken op kleur-functie heeft.
"Heb je ooit naar afbeeldingen gezocht op de naam van het individu die ze geproduceerd heeft?" Als dat zo is, moet je ervoor zorgen dat de DAM die je kiest de gewenste metadata filters kan aanbieden.
"Zoek je wel eens op specifieke zinnen?” Als dat zo is, moet je DAM selectie een full text search-functie door documenten zoals PDFs en DOCs kunnen bieden.

Uiteraard zijn dit slechts voorbeelden van een aantal functies en er zijn vele andere functies waarvan later misschien blijkt dat je ze nodig hebt (zoals een dubbele file search, een GPS-gebaseerde search, etc.) Naast het filteren van je zoekresultaten, moet een DAM-systeem ook een basic snelle zoekfunctie hebben. Zou het niet geweldig zijn om een soort Google-achtige zoekmachine in je eigen mediabibliotheek te hebben? Je typt gewoon een trefwoord in en alle bestanden gekenmerkt door dat zoekwoord worden getoond!

Metadata

Metadata is informatie die je media assets en hun inhoud omschrijft. Een goede zoekfunctie is niets als hij niet in de metadata kan zoeken. Het verfijnt je zoekopdracht en weet precies te vinden wat je zoekt. Er zijn drie belangrijke metadata standaarden: EXIF (ingesloten digitale gegevens, zoals het type camera en DPI), IPCT (beschrijvende gegevens, zoals titel, beschrijving), en XMP (het insluiten van gegevens in het bestand zelf). Metadata kan zowel uit je DAM worden gehaald om het alleen te lezen, als om het te lezen en te bewerken (of schrijven).

Een meer basic soort van metadata is tagging. Tags zijn trefwoorden die je kunt toevoegen aan je mediabestanden zodat ze doorzoekbaar gemaakt worden, naast dergelijke velden als "Titel" en "Beschrijving".

Het type metadata ondersteuning die je nodig hebt, hangt af van de gebruikers van je Digital Asset Management systeem en de informatie die ze nodig hebben en verwachten te zien. Verder zal je ook moeten weten welke soorten metadata je nodig hebt om je media optimaal te organiseren, evenals welke metadata al bestaat en of je van plan bent andere mediaformaten in de toekomst bij te sluiten. 

Ondersteunde bestandstypen 

Om het meeste uit de door jou gekozen Digital Asset Management oplossing te halen moet je er op voorhand zeker van zijn dat deze oplossing alle bestanden waarmee je gaat werken op regelmatige basis, evenals de bestanden waarmee je jezelf in de toekomst ziet werken, ondersteunt. Dit geldt ook voor audio-, video-, beeld-en documentformaten. 

Zorg er ook voor dat de formaten waarmee je werkt tijdens het maken van materialen zoals InDesign (.indd) en Photoshop (.psd) bestanden niet vergeet. Houd er echter rekening mee dat alleen omdat een bestand ondersteund wordt, dit niet automatisch betekent dat de DAM oplossing er een preview-functie voor biedt.

Previews van media zijn handig omdat ze je tijd kunnen besparen aangezien je ze niet hoeft te downloaden om ze te bekijken. Previews zijn vooral belangrijk als je werkt met zeer grote bestanden, zoals video's en TIFF-bestanden, die een paar minuten kunnen duren om te downloaden. 

Het automatisch converteren van bestanden is een ander handig hulpmiddel dat sommige Digital Asset Management systemen aanbieden. Conversie betekent dat zelfs als je een bestand in een specifiek formaat upload, je deze kunt downloaden in een ander formaat met een lagere resolutie.

Beeld- en Videobewerking 

Beeld-en video bewerking is niet per se een must-have functie voor elk Digital Asset Management systeem. Wil je je bestanden professioneel bewerken, dan moet je altijd een bewerkingsprogramma zoals Photoshop gebruiken. Echter, in termen van bijsnijden, vergroten of verkleinen of roteren van bestanden, kan beeldbewerkign ongelooflijk handig zijn, gezien het je de moeite bespaart van het bestand downloaden, bewerken met de grafische software en het terug zenden naar je DAM systeem.

Asset Organisatie 

In een goede DAM oplossing zijn mappen maar één aspect van een taxonomie of mediastructuur. Zoals je waarschijnlijk weet uit eigen ervaring met een gedeelde bestandsserver, is een systeem waarbij verschillende medewerkers en afdelingen werken met gedeelde gegevens vaak leidt tot dubbele bestanden. Dit gebeurt omdat iedereen zijn eigen favoriete manier heeft van het organiseren van bestanden. 

Meestal is het raadzaam om een duidelijke taxonomie te houden en niet meer dan twee niveaus te creëren. Er kunnen meerdere dimensies gemaakt worden door categorieën voor algemene kenmerken toe te voegen, zodat er een meer verticaal gezocht kan worden. Daarnaast kun je in multidimensionaliteit andere filters, zoals tags en zoeken op basis van kleur toevoegen.

Als je je Digital Asset Management oplossingen wilt gebruiken om assets te delen, zal een functie om een groep bestanden of “collecties” te creëren, je daarbij helpen. Bijvoorbeeld door mediabestanden uit verschillende mappen en categorieën in een gedeelde map te groeperen en hen aan externe gebruikers te verstrekken.

Bestanden georganiseerd in een begrijpelijk en samenhangend geheel zal zorgen voor een efficiënte workflow. 

Uploaden en importeren 

Of je nu een on-premise oplossing of een cloud-gebaseerde oplossing hebt, er zal van je gevraagd worden om al je bestaande digitale assets in dat systeem te importeren.

Het handmatig toevoegen van metadata op geïmporteerde bestanden één voor één is tijdrovend. Afhankelijk van de grootte van je bestaande gegevens, is het het makkelijkst om minstens meerdere bestanden tegelijk te uploaden, in partijen. Omdat een grote upload gemiddeld minstens een paar minuten (en meestal meer) zal innemen, is het handig voor om ook je assets in partijen te bewerken - titels wijzigen, aanpassen van tags, het schrijven van beschrijvingen tijdens het uploaden.

Als je vaak media toegestuurd krijgt door externe fotografen of instanties die je geen permanente toegang tot je DAM wilt geven, zou je moeten kiezen voor een DAM systeem dat uploads van externe partijen toestaat.

Bestanden delen en webpublicaties

Een functie om bestanden te delen zal nuttig zijn als jij en je medewerkers veel tijd besteden aan het versturen van bestanden naar collega's, partners en klanten. Misschien zou je zelfs downloads beschikbaar stellen op je website. 

Zoals je misschien al gemerkt hebt, is e-mail niet ontworpen om grote bestanden te verzenden. Het verzenden van bijlagen van meer dan 10 MB is praktisch onmogelijk, terwijl dat is wat je nodig hebt wanneer je een hoge resolutie afbeelding of een video wilt versturen. In plaats daarvan moet je kostbare tijd besteden aan het omzetten of splitsen van bestanden met programma’s zoals WinRar. Alternatieven voor e-mail zijn het delen van bestanden via FTP, of het delen met diensten zoals Dropbox.

Als het delen van bestanden belangrijk is voor je, moet je grondig onderzoeken of de door jou gekozen Digital Asset Management oplossing handige en stress-vrije deelfuncties zoals embedded codes, openbaar delen en beveiligd individueel delen biedt.

Workflow en plannen

Workflowfuncties zijn nodig wanneer er meerdere afdelingen en/of organisaties samenwerken aan het creëren van digitale asstes. In de praktijk worden ontwerpconcepten vaak afgedrukt en herzien voordat ze in de DAM oplossing geplaatst worden. Met een in een DAM geïntegreerde professionele workflow management tool kun je je digitale creatieproces beheren door het voorop stellen van fasen en rollen.

Door je workflow te beheren, ben je er zeker van dat alles wat je publiceert in overeenstemming is met de huisstijlrichtlijnen. 

Brand Portal Features 

Elk product is onderdeel van een merk, zelfs als het bedrijf dat het produceert een klein of middelgroot bedrijf is. Ongeacht grootte, elk bedrijf wil dat hun klanten hun naam kennen en die positief zullen associëren met het merk, als een soort van bescherming tegen concurrenten. 

Er zijn vele manieren om een sterk, memorabel merk te creëren, waarvan consistentie de belangrijkste is. Als je werkt met externe partners zoals agentschappen, is het moeilijk om er voor te zorgen dat iedereen de visuele identiteit van je merk altijd op de juiste manier gebruikt. Brand Portal functies helpen je iedereen met up-to-date informatie en richtlijnen met betrekking tot communicatiekwesties te voorzien.

Gebruikerstoegang bediening 

Het beheren van gebruikerstoegang speelt een grote rol wanneer meerdere mensen en afdelingen, zoals sales & marketing en projectleiders, in je bedrijf werken binnen het hetzelfde Digital Asset Management systeem. Zeker als je ook werkt met externe partijen zoals agentschappen. Als beheerder wil je waarschijnlijk in staat zijn om te bepalen welk persoon wat kan zien en wie waar toegang tot heeft. Het is belangrijk om de juiste functies voor groepen gebruikers te bepalen en de juiste hoeveelheid toegang voor individuen vast te stellen. Externe partners moeten het juiste niveau toegang krijgen zodat ze media kunnen uploaden, hun bestanden kunnen bekijken en downloaden en hun metadata te kunnen veranderen als dat nodig is.

Extra functies 

Er zijn vele andere functies die kunnen worden aangeboden door Digital Asset Management oplossingen. Als je bedrijf bijvoorbeeld internationaal werkt, moet je DAM systeem meerdere talen kunnen ondersteunen en het laten schakelen tussen talen toestaan. 

Als je wilt dat je DAM de huisstijl van het bedrijf weerspiegelt, moet je aandacht besteden aan aangepaste thematisering mogelijkheden van een leverancier.

Tarieven 

Een professionele DAM oplossing zal niet gratis zijn. De kosten variëren van leverancier tot leverancier en zijn sterk afhankelijk van de vraag of je je DAM oplossing zelf wil hosten, of dat je voor een SaaS-oplossing kiest. Daarbij dien je in de berekening van je budget minstens 5 jaar vooruit te plannen.

Vergeet niet rekening te houden met onverwachte kosten zoals hard-en software kosten (dedicated servers, back-ups, etc), onderhoudskosten, eenmalige installatiekosten, IT hand-over kosten, project management kosten, updates, beveiligingstesten, enzovoorts. 

Als je niet in staat bent of niet bereid bent om voor zo'n lange tijd een verbintenis aan te gaan en het liever wat flexibeler hebt, kun je beter kiezen voor een cloud-gebaseerde oplossing, waar alle updates en ondersteuning vaak inclusief zijn en er ook geen fysieke set-up kosten zijn. Bovendien is een SaaS-oplossing is meestal schaalbaar, wat betekent dat opslagcapaciteit snel en makkelijk uit te breiden is. 

Als je meer te weten wilt komen over de functies die worden geboden met verschillende DAM oplossingen, klik hier.