Onze klanten overwegen vaak verschillende soorten brand portal oplossingen en vooral met DAM-gerichte projecten kan een lokaal gehoste oplossing verleidelijk zijn. Verborgen kosten kunnen echter gemakkelijk over het hoofd gezien worden. Hier is een lijst van directe en indirecte kosten die je zou moeten overwegen:

•    Kosten van hardware. Het zijn niet alleen een paar servers waar je in moet investeren. Denk ook aan netwerkhardware, loadbalancers, modems, routers, behuizing en reparatie-en onderhoudskosten. 

•    Opslag hardware. Flexibiliteit is waarschijnlijk een belangrijke voorwaarde in je behoefte aan opslagruimte. Daarom is het verstandig een set-up aan te schaffen die potentieel meer opslagruimte kan bieden dan je in het begin dacht nodig te hebben. Natuurlijk kun je HD’s gaandeweg upgraden, maar niet oneindig. 

•    Software. Hoewel onze lokale installaties open-source based zijn, kunnen virtualisatie-software, databases en besturingssystemen zich snel opstapelen. Vergeet ook bewakingssoftware en andere software van derden niet. 

•    Internetverbinding. Als je brand portal buiten je lokale netwerk zal worden gebruikt, kan je uiteindelijk geconfronteerd worden met nogal zware belasting. Om goede downloadsnelheden voor gebruikers mogelijk te maken, moet echt de snelste verbindingssnelheid beschikbaar zijn. Het hosten van een high-traffic oplossing betekent meestal fiber lijnen. Houd in gedachten dat we het hier hebben over zeer grote bestanden (veel groter dan gewone webpagina's), of zelfs video's. Je zult veel bandbreedte nodig hebben en een goede SLA op de verbinding.

•    Energie- en koelingskosten. Hoewel ze vaak over het hoofd gezien worden, moet je je bewust zijn van het feit dat een kamer vol met servers een enorme hoeveelheid energie verbruikt en daarnaast ontzettend veel warmte produceert. Deze kamer vol servers moet gekoeld worden, maar dat kost ook weer energie en daarmee gaat je energierekening nog meer omhoog. Dit effect is zo groot, dat hosting bedrijven zelfs hun locaties op basis van lokale natuurlijke koeling en nabijgelegen stroomvoorzieningen kiezen. 

Saas versus On-premise

•    De IT-afdeling. Afhankelijk van de huidige bezetting van je IT-afdeling kan het runnen van een extra volledige server cluster too much too handle zijn. Wat uiteindelijk zou betekenen dat er extra medewerkers aangenomen moeten worden. Daarnaast heb je ook een back-up team nodig als er ondersteuning nodig is. Murphy’s Law zal zijn punt maken op het moment zal dat de belangrijkste IT-jongens op vakantie, ziek of even niet beschikbaar zijn. 

•    Veiligheidskosten. Periodieke veiligheidscontroles kunnen noodzakelijk zijn, afhankelijk van uw polis. Fysiek zal er een beveiligde serverruimte nodig zijn. 

•    Toezicht en service. Afhankelijk van je bereik, zal je ten minste 99% uptime willen hebben. Dit betekent dat er externe controlesystemen nodig zijn en dat er (nood) follow-ups voor elk alarmsignaal nodig zijn.

•    'Gedoe' en kans kosten. Dat je team zich vooral richt op het opzetten en onderhouden van een brand portal of een digital asset management systeem zal onvermijdelijk focus en energie afdoen van de kernactiviteiten.  

•    Time-to-market kosten. Een lokale set-up zal altijd veel meer tijd kosten dan een SaaS-oplossing en het go-live moment ligt dan vaak nog ver in de toekomst. Dit kan betekenen dat je waardevolle kansen mist. Bovendien zijn de kosten al gemaakt, maar het systeem zelf is nog niet klaar voor gebruik. 

•    Projectkosten. Je team het hele systeem op laten zetten zal een aanzienlijke druk op het projectmanagement creëren. 

•    Financieringskosten. Vanwege de hoge eenmalige kosten in het begin (aangezien het project volledig toekomstbestendig zal moeten zijn) is het een geschreven regel dat initiële investeringen ongelooflijk duur zijn. 

In sommige specifieke setups kan het rendabel zijn om je brand portal zelf te hosten, voornamelijk afhankelijk van de grootte van de portal. Echter bijna bij al onze klanten zijn de totaalkosten van het hebben van een SaaS-oplossing een stuk lager, de time-to-market is sneller en over het algemeen is het gewoon een stuk minder gedoe voor je bedrijf en de IT-jongens.