Bynder Marketing Insights Blog

Marketing resource management - de business case

Written by Nicolas Deskos | 14 september 2016

Waarom heb je een business case nodig?

Of de economie nu booming is of op een dieptepunt zit, goedkeuring krijgen voor marketing investeringen blijft lastig. Dit komt doordat marketingafdelingen continue de return on investment van hun marketingcampagnes moeten bewijzen en hun uitgaven moeten verantwoorden. Het is dan ook geen verrassing dat in moeilijkere tijden de marketingbudgets als eerste naar beneden geschroefd worden. Maar ook in goede tijden gaan investeringen vaak eerst naar sales, aangezien daar meestal onmiddellijk ROI behaald wordt.

Daarnaast worden marketingafdelingen vaak gezien als een kostenpost, waardoor grote investeringen als een last worden beschouwd. En laten we wel wezen, Marketing Resource Management software is een flinke investering, die je zomaar tussen de €10.000 en €300.000 euro per jaar kan kosten. Ook is het moeilijk om de waarde van een MRM oplossing te bewijzen, aangezien resultaat pas op de lange termijn zichtbaar is vergeleken met sales oplossingen. Wanneer je het echter op de juiste manier gebruikt zullen de kostenbesparingen de IT-investeringen compenseren binnen een tot drie jaar.

Alle marketingafdelingen hebben een vaste manier van werken en het is begrijpelijk dat de meeste marketeers weinig zin hebben in operationele veranderingen, vooral op grote schaal. De implementatie van Marketing Resource Management wordt daarom vaak sceptisch ontvangen, aangezien MRM oplossingen bestaande processen en structuren ingrijpend veranderen. Wanneer het juist geïmplementeerd wordt zal MRM echter bestaande processen verbeteren, productiviteit verhogen en een meer gestroomlijnde manier van werken neerzetten.

De lange termijn voordelen van het implementeren van een MRM oplossing kunnen overschaduwd worden door menselijke of financiële kosten. Om het investeren in Marketing Resource Management te verantwoorden heb je een business case nodig.

Waar begin je?

Wanneer je een business case voor MRM opstelt is het belangrijk dat je de problemen aankaart waar je marketingafdeling tegen aanloopt, zoals het managen van het continue groeiende aantal campagnes, meer transparantie in de verdeling van je budget of het moeten bewijzen van de waarde van je marketinginvesteringen. We zullen later verder in detail treden over hoe een MRM oplossing marketing efficiëntie verbetert, maar we beginnen met een algemeen overzicht van hoe MRM bovengenoemde uitdagingen oplost.

1. MRM is een one-stop-shop voor het managen van marketingactiviteiten

Marketing Resource Management biedt marketeers een centrale locatie voor het creëren, organiseren en managen van campagnes. Digitale assets kunnen hier geüpload, opgeslagen en gedeeld worden en budgets en uitgaven gemonitord en gecontroleerd.

2. MRM stroomlijnt marketingprocessen

MRM stelt marketingteams wereldwijd in staat om samen te werken. Dankzij gecentraliseerde asset banken en workflow modules kunnen marketeers bestanden delen en samenwerken aan projecten waar ter wereld ze ook zijn.

3. MRM helpt marketeers om economischer te zijn

Modules voor planning en financieel management helpen marketeers om hun uitgaven te monitoren, budget toe te kennen en de ROI van marketingcampagnes te meten. Daarnaast creëert het transparantie in budgettering.

Marketing Return On Investment verbeteren

Planning en financieel management modules helpen marketingafdelingen bij het verbeteren van planning- en budgetteringsprocessen en revenu management. Hierdoor kunnen marketeers meer budget besteden aan succesvolle campagnes en de slecht presterende stopzetten. Marketingafdelingen kunnen:

Productiviteit verhogen

Met Creative Project Management modules kunnen marketeers hun content creatie processen stroomlijnen, verantwoording verbeteren en een kortere time-to-market bereiken, zodat marketingafdelingen:

Bureaukosten verlagen

Met Digital Asset Management kunnen bedrijven hun marketingmaterialen uploaden, opslaan en managen, bestaande content hergebruiken en brand management verbeteren. Hierdoor kunnen marketingafdelingen:

Verspilling verminderen en hergebruik van content verbeteren

MRM oplossingen bieden altijd en overal toegang tot marketing content, waardoor gebruikers assets direct kunnen bestellen, printen en downloaden. Marketingafdelingen kunnen nu:

Return On Marketing Investment (ROMI) verhogen

Met MRM kunnen organisaties de creatietijd, kosten en prestaties van marketingmaterialen gemaakt door interne afdelingen of externe bureaus meten. Hierdoor kunnen marketingafdelingen:

Investeringen en kosten

Wanneer je hebt berekend wat Marketing Resource Management opbrengt, moet je nog de benodigde investeringen bepalen. De meeste moderne MRM oplossingen zijn gebaseerd op een SaaS model en kennen een betalingssysteem op maandelijkse, kwartaal of jaarlijkse basis. De kosten hangen af van de volgende factoren:

1. Het aantal gebruikers

Je kosten hangen af van het aantal en type gebruikers. Er zijn drie gebruikerstypes, die elk verschillende rechten en verantwoordelijkheden hebben:

  • Admin: een gebruiker met volledige toegangsrechten binnen het product.
  • Regular: een gebruiker met dezelfde rechten als een light gebruiker en daarnaast de rechten om media te uploaden en bewerken en guidelines te managen. Een regular gebruiker kan de Creative Project Management module gebruiken voor online samenwerking en workflow.
  • Light: een gebruiker die kan delen en downloaden maar alleen read-only rechten voor media heeft. Een light gebruiker kan ook mediacollecties zien en creëren.

2. De opslagruimte

Opslagruimte kan variëren van 50GB tot ongelimiteerde TB. Net als voor het aantal gebruikers geldt ook hier hoe meer opslag, hoe hoger de kosten. Er zijn twee typen opslag:

  • Hot Storage: opslag die op dagelijkse basis/vaak gebruikt wordt.
  • Cold Storage: opslag die je niet gebruikt maar die wel op je platform staat en waar je altijd toegang tot hebt, ook wel archiefopslag genoemd.

3. Het aantal modules

De prijs hangt af van het aantal modules dat je nodig hebt. Hoe meer modules je nodig hebt, hoe hoger de kosten.

  • Het aantal modules: veel aanbieders hebben verschillende modules en functies afhankelijk van wat een bedrijf nodig heeft. Aangezien een DAM de basis van een MRM oplossing is, is dit meestal de duurste module, vooral als deze gepersonaliseerd moet worden naar je eigen behoeften, e.g. toevoegen/bewerken van bestaande functies.

Andere investeringen en kosten

1. Eenmalige configuratie en setup kosten

Dit zijn kosten voor het volledig personaliseren van het platform en het integreren hiervan met al je bedrijfssystemen. De belangrijkste factoren die de kosten bepalen voor je configuratie en setup zijn custom theming, het importeren van media, het configureren van de taxonomie en API.

2. Kosten voor professionele services

Zodra de omgeving compleet is vanuit een technisch perspectief zal je aanbieder projectmanagers trainen om een succesvolle implementatie voor alle gebruikers te garanderen. Dit omvat ook ondersteuning bij livegang van je portal, gebruikers uitnodigingen, media importeren, projectmanagement en consultatie (e.g. setup van je taxonomie, etc.).

3. Training kosten

Nadat de oplossing geïmplementeerd is bieden de meeste aanbieders training om te helpen bij het onboarding proces. Dit omvat persoonlijke demo’s, tutorial video’s en in-house implementatie training.

Wil jij ook een MRM expert worden? Download ons gratis E-book van maar liefst 70 pagina’s en ontdek alles over Marketing Resource Management!