Bynder Marketing Insights Blog

Marketing Resource Management systeem kiezen? Dos en Don’ts

Written by Alisa Gorokhova | 25 juli 2014

Een aanbestedingsbeslissing nemen is een complexe taak en kan het nodige geduld vergen van alle betrokkenen. Dit hoeft echter niet zo te zijn. Het kiezen van de beste oplossing voor jou kan makkelijk worden, door de juiste voorwaarden voor een doordachte beslissing op te stellen. Er zijn echter een aantal valkuilen die vermeden moeten worden en een aantal best practices die gevolgd dienen te worden als je van je aanbesteding een doorslaand succes wilt maken.

Dos

  • De meest nuttige best practice is het opstellen van een strategie voor de aanbesteding. Neem geen beslissing op basis van een gevoel. Baseer je beslissing ook niet op hoe sympathiek je het team vindt dat je evalueert. Maak daarentegen een schema van belangrijke punten, zoals:
    •  Identificeer geïnteresseerde stakeholders. Het is nooit goed om iemand voor het hoofd te stoten.
    • Onderzoek de markt. Weet wat er gebeurt. 
    • Analyseer je behoeften. Als je een oplossing wilt voor bepaalde pijnpunten, zoek dan eerst uit wat je pijnpunten exact zijn.
  • Analyseer de markt. Maak een lijst van alle beschikbare opties en een wensenlijst met punten waar het systeem voor jou aan moet voldoen. Dat zou de lijst met opties al sterk moeten laten krimpen.
  • Een persoonlijk tintje blijft hangen. Nodig kandidaten uit om hun oplossing te presenteren aan je stakeholders. Geef jezelf de kans om overtuigd te worden door een live demonstratie van het product – het product in actie zien kan een grote beslissingsfactor zijn.
  • Als je wilt dat kandidaten hun beloften onderbouwen, vraag dan een om een conceptversie.
  • Het belangrijkste, baseer je evaluatie van een product op de behoeften van je bedrijf. Strategie en bewijzen zijn alles. Zorg dat je je beslissing kan verantwoorden aan je superieuren (en je accountants!)
  • Zorg voor een ervaren en goed geïnformeerd team om het door jou gekozen product te implementeren. Of het team nu door de verkoper is gekozen of door jezelf, zorg dat ze weten wat ze doen.
  • Huur als het nodig is een consultant in. Zorg voor hulp van een expert. Dat is zeker een goede investering. 

Don’ts

  • Laat persoonlijke voorkeuren, buiten je wenslijst om, uit het beslissingsproces. Je zult spijt krijgen van je beslissing als je werkt met een ongetest, buggy systeem. Het is zakelijk, niet persoonlijk.
  • Twijfel niet om te blijven zoeken naar een oplossing die voldoet aan al je eisen, in plaats van slechts enkele. Ga niet voor minder dan het beste. Je kunt nooit weten hoe het project zich verder zal vorderen en hoe belangrijk bepaalde criteria zullen worden in de toekomst.
  • Vergeet niet te budgetteren. Winkelen is leuk, maar gehekeld worden door de baas vanwege overschrijding van het budget is dat niet. Zorg dat je van te voren weet wat de financiële limieten zijn en kies een passende kandidaat. 
  • Vergeet niet om je huidige systeem af te wegen tegen het toekomstige systeem. Zorg dat je weet wat er in het verleden fout is gegaan, zodat je deze valkuil kunt vermijden in de toekomst.