Bynder Marketing Insights Blog

Hoe digital asset management design teams helpt

Written by Ljubica Jovanova | 2 mei 2017

Voor vrijwel alle creatieve teams is het streven naar een uitgebalanceerde, efficiënte werkwijze het grootste knelpunt: het best mogelijke design binnen de gestelde deadline. Verkort de tijd die je besteedt aan administratieve taken, en maak ruimte voor creativiteit –juist daar kan digital asset management (DAM) bij helpen. 

Met een DAM systeem wordt het hele designproces in een stroomversnelling gebracht. Één centrale plaats voor alle digitale bestanden én communicatiekanalen maakt het kinderlijk eenvoudig om elk bestand te vinden, te delen en projecten veel sneller af te handelen.

Dit artikel beschrijft hoe het gebruik van Bynder’s DAM systeem de efficiëntie van een team kan verhogen, hoe het kan helpen om gemiddeld 8 uur per week te besparen bij het beheren en uitvoeren van repetitieve werkzaamheden. En -nog beter- hoe je jezelf en jouw team vele frustraties kan besparen.

De dagelijkse design 'struggles'...

Er zijn typische situaties waar een designer in een marketingafdeling mee te maken krijgt. Zoals het krijgen van aanwijzingen omtrent het design, het toewijzen van verantwoordelijkheden en deadlines, het creëren van concepten en het krijgen van feedback op afgeleverd werk. Nadat een opdracht volledig afgewerkt is, moet deze op een zo slim en efficiënt mogelijke manier gedeeld worden met de andere teamleden.

Design komt te pas aan campagnemateriaal, social media advertenties, reclamebanners voor retargeting, whitepapers, e-books, affiches voor evenementen, en flyers. Er is een enorme hoeveelheid te verspreiden naar naar tal van individuen, die uiteraard één voor één nog eens een voorkeur hebben via welke weg ze het liefst communiceren. Binnen veel marketingafdelingen neemt het aantal opdrachten voor designteams alsmaar toe. Om de snelheid van de content race bij te benen, is er een prangenede behoefte aan ondersteuning aan manieren om het proces te versnellen

Assets, overal assets

Het afstemmen van agenda’s, iedereen op de hoogte houden en het respecteren van deadlines – ze hebben allemaal 1 aspect gemeen: duidelijke communicatie. Voordat er sprake was van Bynder werden designs elke keer opnieuw gedeeld via e-mail, waardoor de feedback niet altijd even duidelijk was, en er vaak punten over het hoofd gezien werden. Soms was er een algemeen gebrek aan duidelijke communicatie, wat uiteindelijk elke keer opnieuw resulteerde in enorme tijdsverspilling. 

Een andere uitdaging is het beheren van een groeiende verzameling assets. Maar, als je met een groot aantal digitale bestanden te maken krijgt en bijvoorbeeld de laatste versie van een social media banner, een gedateerd icoon dat eigenlijk gearchiveerd zou moeten zijn of een template voor een bepaald bestand probeert te vinden, wordt het zo goed als onmogelijk om zonder een systeem alle bestanden te bewaren en beheren.

Maar de overtreffende frustratie is ongetwijfeld de poging om de merkidentiteit te behouden. Een uiterst belangrijke missie voor design teams om de merkstijl consequent over elk kanaal te verspreiden, want de kracht van het ‘branden’ kan de merkidentiteit maken of kraken.

Bespaar designers extra administratieve taken. Designers vragen slechts om een gestroomlijnd proces, vanaf de aanvraag tot de uiteindelijke goedkeuring; één centrale plaats waar ze alle bestanden binnen enkele seconden kunnen terugvinden, en een stijlgids waar iedereen in de organisatie kan naar verwijzen.

Is digital asset management dan dé oplossing voor alle frustraties?

Laten we na de uitdagingen toch ook de doelen eens van dichterbij bekijken. Designers zijn helemaal niet moeilijk. Het enige wat we willen is:

  • De mogelijkheid om meer tijd te besteden aan creatieve opdrachten, zodat we daarop kunnen focussen in plaats van tijd te besteden aan administratieve taken;
  • Ervoor zorgen dat de allerlaatste designversies gebruikt worden;
  • En om een kanaal te vinden dat ons helpt om het designproces meer te stroomlijnen.

Maar hierbij kan DAM ons helpen!

Digital asset management biedt designers:

  • Een centrale opslagplaats voor al hun bestanden en een makkelijke manier om een bepaald bestand te zoeken en ook binnen enkele seconden terug te vinden;
  • Een centrale en vooral betrouwbare bron voor alle designbestanden;
  • Gestroomlijnde design workflows en centrale communicatie betreft het creatieproces;
  • Brand guidelines zodat de merkconsistentie gegarandeerd wordt;
  • En als laatste een Publishing-on-demand module waardoor het mogelijk is om templates aan te passen, bijvoorbeeld voor lokale doeleinden, zonder bijkomend werk voor het design team.

DAM als centrale en vooral betrouwbare bron voor alle designbestanden

Wel eens in een organisatie gewerkt waar elk teamlid zijn digitale bestanden op een andere manier bewaarde? Frustrerend toch... Zoeken naar een specifieke asset in systemen en hard drives terwijl je collega’s nog steeds gedateerde versies gebruiken.

Een veilige, centrale opslagruimte in de cloud kan het einde betekenen van al deze frustraties. Door assets te organiseren aan de hand van een taxonomische structuur, maakt DAM het een stuk eenvoudiger om bestanden terug te vinden met behulp van filters, tags en andere geavanceerde zoekmethodes.

Duidelijker communiceren? Vergeet e-mails. 

Bynder biedt een 'creative project management'-module aan die een workflow in 4 stadia verdeelt: campagne -> job -> fase -> taak


We hebben veel campagnes in Bynder waar niet alleen de marketingafdeling bij betrokken is. 

Anders dan bij de meeste DAM systemen is Bynder’s ‘creative project management’-module (CPM) volledig geïntegreerd om processen te verbeteren en de fase van bepaalde assets in een proces na te gaan.

Alle workflowstadia kunnen via de instellingen vooraf bepaald worden– zodat je zelf kan beslissen over het aantal fases en bijvoorbeeld welke gebruiker er voor een bepaald onderdeel verantwoordelijk is. De eerste fase in elke design workflow vraagt gegevens waar je niet omheen kan zodat designteams zoveel mogelijk informatie kunnen verzamelen voor opdrachten. In de volgende fases is het mogelijk om opdrachten toe te voegen en deze aan alle relevante betrokkenen toe te wijzen – zo makkelijk als een to-do lijst.


De eerste fase van een design project  

Een van de belangrijkste features van de CPM module is de mogelijkheid om te communiceren met alle collega’s die betrokken zijn bij een opdracht. Zo kan bijvoorbeeld een designer de specificaties, meteen aantekeningen maken in een workflow en de juiste personen taggen die nodig zijn voor de verdere uitvoering van de opdracht.

Voor design – en nagenoeg alle creatieve opdrachten – is de eerste versie vaak ook niet de laatste. Daarom is het belangrijk om op een slimme manier feedback te verzamelen en het proces vooral niet te vertragen. In tegenstelling tot de oneindige vloed aan e-mails, of chats die je bijna elke keer opnieuw onderbreken terwijl je midden in een opdracht zit, voorziet CPM de mogelijkheid om midden in een workflow aantekeningen te maken bij een asset.

Dat ziet er ongeveer zo uit:


Meteen alle aantekeningen bekijken en de verschillende versies vergelijken

We zouden minimaal 3 uur per week aan meetings kunnen uitsparen door duidelijker te communiceren. Tijd die je kan gebruiken om je te richten op creatieve opdrachten. De hoogste prioriteit van elke designer. 

Nadat een laatste versie goedgekeurd is wordt het nieuwe design automatisch in de asset bibliotheek geüpload, toegankelijk voor iedereen om te gebruiken.

Krijg nooit meer de vraag om de tekst van een affiche te veranderen.

De 'publishing-on-demand' (POD) module is relatief nieuw in de Bynder familie, maar het bewijst een onmisbare tool te zijn

De magie van de POD module is te danken aan de mogelijkheid om InDesign bestanden in online templates om te zetten, zonder de merkrichtlijnen te schenden. Wat ervoor zorgt dat je collega’s het designteam niet nodig hebben om zelf content in de templates te kunnen wijzigen om het voor een lokale markt geschikt te maken – op die manier hoeft design enkel tijd te besteden aan het origineel en niet aan elke afgeleide versie.

Alle merk gerelateerde bestanden kunnen gedownload worden of via de module meteen doorgestuurd worden naar de diensten die het printen. Met de juiste integraties kan je je design ook meteen op social media plaatsen.

Bij het ontwerpen van visitekaartjes, kan iedereen de achtergrond van het template veranderen en ze verder aanvullen met persoonlijke gegevens. Ook hier worden de bestellingen meteen doorgestuurd naar de printservice.

Volg het boekje en ontdek de kracht van branding

 Een goed merk zou altijd en via elk kanaal in dezelfde stijl en tone-of-voice moeten communiceren Voor design betekent dit het gebruik van dezelfde kleuren, logos, lettertypes en templates. Maar zelfs al zijn er duidelijke merkrichtlijnen, blijft het vaak een probleem dat enkel het designteam zich daadwerkelijk aan deze regels houdt. Wat ervoor zorgt dat designers meer tijd besteden aan het verbeteren van inhoud die niet merkconsistent is. En zelfs al hebben ze het geluk dat collega’s zich aan de regels houden, moeten ook externe partijen het correcte logo gebruiken. Consistentie is een fundamentele pijler van ‘branding’.

De beste oplossing? Allereest door ervoor te zorgen dat de richtlijnen makkelijk toegankelijk zijn, iedereen zich bewust is van hun bestaan en deze altijd geraadpleegd kunnen worden.

Omdat het belangrijk is voor je merkidentiteit, en je designer’s mentale welzijn, heeft Bynder een volledige module toegewijd aan merkrichtlijnen.  

Als je meer wil weten over digital asset management, download dan de gratis whitepaper: ‘The Definitive Guide to Digital Asset Management’ en leer hoe het jezelf en voornamelijk jouw team kan helpen terwijl het je designers heel wat leed bespaart.