Het grootste pijnpunt voor vele creatieve teams is het behalen van gebalanceerde effectiviteit: Het halen van deadlines, terwijl je kwaliteitswerk aflevert. Het terugdringen van de tijd die gaat zitten in het werken aan administratieve taken, geeft meer ruimte voor creativiteit. En dat is waar digital asset management (DAM) kan helpen.

Met een DAM-tool kan je het design proces accelereren door gebruik te maken van een centrale plek voor alle digital files en communicatiekanalen, zodat het hele team kan werken van dezelfde pagina. Op deze manier kan iedereen content makkelijker opslaan, vinden, delen en gebruiken, terwijl werken aan projecten ook vlotter zal gaan.

Met behulp van digital asset management kunnen creatieve teams hun efficiency een boost geven en tot wel 8 uur per week besparen, die vaak genoeg al verloren gaan aan administratieve en herhalende taken. Het beste moet nog komen: Het bespaart jou en je team een hoop frustraties die ontstaan door slechte communicatie.

De dagelijkse uitdagingen en design-taken

Dagelijkse taken voor een designer die werkzaam is in marketing bestaan typisch uit het ontvangen van design briefings, het toewijzen van de verantwoordelijkheden, het ontwerpen van concepten, het beheren van de feedback en alles wat daar tussen komt. Met zoveel gecreëerde content, moet het werk wat af is, gedeeld kunnen worden met een breder team - of externe partijen op een snelle en consistente manier.

Designers verspreiden -om maar eens wat te noemen - campagne materialen, social media en advertentie banners, whitepapers, e-books, evenement posters, flyers en nog veel mee. En diegene die dit materiaal aanvragen, kunnen allemaal een voorkeur hebben voor een andere communicatie methode. Het is derhalve dan ook geen wonder dat creatief werk vaak omslaat in chaos.

Werkend zijn in een industrie waar hoge kwaliteits conent wordt verreist, die snel en perfect moet worden aangeleverd, vraagt om een manier van werken die de dagelijkse frustraties van miscommunicaties en repetitief, handmatig werk wegneemt.

Assets, assets everywhere

Plannen uitlijnen, iedereen op de hoogte houden en deadlines naleven - ze zijn allemaal afhankelijk van één belangrijke factor: duidelijke communicatie. Vóór Bynder werden ontwerpen steeds opnieuw via e-mail gedeeld, wat inhoudt dat feedback niet altijd duidelijk was en dat berichten maar al te vaak werden genegeerd of verkeerd werden gecommuniceerd, wat resulteerde in een duidelijke verspilling van tijd.

Een andere uitdaging - die sommige ontwerpers wellicht verwaarlozen voordat het een echte hoofdpijn wordt - is het beheer van een groeiende asset-collecties. Maar als je te maken krijgt met een groot aantal digitale bestanden die je bijhoudt, bijvoorbeeld de nieuwste versie van een sociale banner, kan een verouderd pictogram dat moet worden gearchiveerd of sjablonen voor elk type bestanden probeert bij te houden, ervoor zorgen dat het bijna onmogelijk wordt om zonder een systeem alle ontwerp bestanden op te slaan en te onderhouden.

Hoe dan ook, de grootste hoofdpijn blijft - voor discussie vatbaar - het beschermen van de merkidentiteit. Het is een cruciale missie voor ontwerpteams om de merkstijl op alle kanalen consistent te houden. De kracht van branding is wat uw merkverhaal kan maken of breken.

Designers willen geen extra administratieve taken Tweet: Designers don’t want extra administrative tasks. Here's how digital asset management can help.. We willen enkel een gestroomlijnd proces van aanvraag tot goedkeuring: Een centrale plek om al onze files in secondes te vinden, middels een style guide die iedereen binnen het bedrijf kan vinden en naar kan verwijzen.

Is digital asset management de oplossing voor alle zorgen?

We hebben gekeken naar alle uitdagingen, dus laten we nu eens kijken naar de doelen. Designers zijn geen moeilijke wezens. Alles wat we willen is:

  • Meer tijd te besteden aan het focussen op creatief werk in plaats van administratieve taken;
  • Het gebruik van al voltooide design werk - intern of extern - te verhogen.
  • De controle over brand guidelines om er zeker van te zijn dat alles on-brand is.
  • Een communicatiekanaal dat ons in staat stelt efficiënter te werken.

Dus, hoe kan DAM hierbij helpen?

Wat biedt digital asset management aan designers?

  • Centrale opslag voor alle design files met een makkelijke manier om je bestanden snel te zoeken en te vinden;
  • Een 'single-source-of-truth' voor alle design bestanden;
  • Gestroomlijnde design workflows en centrale communicatie rondom creating processen;
  • Brand guidelines zodat al je werk on-brand is;
  • Een publishing on-demand module voor het customizen en lokaliseren van templates zonder toegevoegd design werk

DAM is de single-source-of-truth voor alle design bestanden.

Heb je ooit gewerkt voor een bedrijf waar elk teamlid zijn bestanden op een andere plek had opgeslagen? Frustrerend, nietwaar; zoeken via online opslag platforms en rommelige desktops naar dat ene bestand terwijl je kijkt hoe collega's de verkeerde bestanden keer op keer gebruiken?

Een veilige, centrale Cloud-gebasseerde oplossing voor bestandsopslag kan deze frustaties stoppen. Door het organiseren van assets gebasseerd op een taxonomie structuur, maakt digital asset management het een heel stuk makkelijk om bestanden te vinden door het gebruik van filters, tags en andere geavanceerde zoekmethodes.

De oplossing voor communicatie gedoe: geen e-mails meer.

Bynder biedt een creatieve projectbeheer module die werkstromen organiseer in vier niveau's: campaign -> job -> stage -> task

bynder digital asset management

We hebben veel verschillende campagnes bij Bynder, en niet alleen marketing gebruikt deze.

Anders dan de meeste project management tools is Bynders creative project module (CPM) compleet geïntegreerd om de life stages van alle digitale assets beter te beheren en monitoren.

Alle taakstadia kunnen van tevoren worden ingesteld in de beheerders instellingen, wat betekend dat u kunt beslissen hoeveel fases u voor elke instelling nodig hebt en welke gebruiker voor wat verantwoordelijk is.De eerste fase van alle ontwerp workflows bevat vereiste formulieren, zodat ontwerpteams zoveel mogelijk informatie over verzoeken kunnen verzamelen. In de daarop volgende fasen kunnen we taken toevoegen en alle relevante belanghebbenden toewijzen - het is zo simpel als een takenlijst per fase.


De eerste stap in een design project

Een belangrijk kenmerk van de CPM-module is de mogelijkheid om met alle bijbehorende stakeholders over een taak te communiceren. Een ontwerper kan bijvoorbeeld de ingediende job specificaties lezen en annotaties direct in de workflow achterlaten, evenals diegene taggen waarvan de aandacht nodig is.

Voor ontwerp - en vrijwel al het creatieve werk - is de eerste versie nauwelijks de definitieve versie. Het is dus cruciaal dat we feedback verzamelen om het proces vooruit te helpen. Eerder dan te vertrouwen op e-mails die gewoon rond en rond lopen, of bureautalkies die je bijna altijd onderbreken als je midden in een baan zit, lost CPM het probleem op door directe annotaties toe te staan op assets in workflows.

Dit is hoe het er uit ziet:


Directe versie die views vergelijkt met annotaties.

We kunnen tot wel drie uur per week besparen aan vergaderingen en vertragingen veroorzaakt door administratieve taken of miscommunicatie. Het stelt ons in staat om te concentreren op het echte creatieve proces: Dat waar we goed in zijn.

Nadat een definitieve versie is goedgekeurd, wordt het nieuwe ontwerp automatisch toegevoegd aan de asset bibliotheek en is en onmiddellijk beschikbaar gemaakt voor iedereen.

Nooit meer gevraagd om de tekst in een poster te veranderen

The publishing-on-demand (POD) module is relatief nieuw in de Bynder familie, maar heeft zich al bewezen als een essentiële tool voor creatieve processen. De magie van de POD module ligt in de mogelijkheid InDesign bestanden te converteren naar online sjablonen met merknaam. Op die manier kunnen al uw collega's doorgaan met het aanpassen en lokaliseren van bewerkbare inhoud in de sjablonen, wat betekent dat een design team alleen tijd hoeft te besteden aan het origineel en niet aan alle afgeleide versies.

Alle branded items kunnen worden gedownload of direct verstuurd worden naar print services via de module. Met de juiste integraties, kan je designs ook direct dele op social media. ook designs

Voor business kaarten kan iedereen de achtergrond veranderen en informatie personaliseren in de template. De orders daarvoor zullen vervolgens direct naar onze print service worden gestuurd.

Hou je aan de regels en overwin de kracht van branding

Consistentie is de fundamentele regel voor branding. Een goed merk moet altijd communiceren in dezelfde stijl en toonhoogte via al zijn kanalen. Voor design wordt het onderverdeeld in merkkleuren, logo's, lettertypen en sjablonen. Het meest voorkomende probleem hierbij is dat een bedrijf weliswaar merkrichtlijnen heeft, maar alleen het design team houdt zich eraan, wat betekent dat designers vaak tijd moeten besteden aan het oplossen van off-brand fouten. Zelfs als je gelukt hebt om geweldige collega's te hebben die zich altijd aan de regels houden, is het nog steeds moeilijk om ervoor te zorgen dat externe partijen je logo correct gebruiken.

De beste oplossing is om de richtlijnen gemakkelijk toegankelijk te maken, zodat iedereen op de hoogte is en ze op elk moment kan raadplegen. Omdat de richtlijnen belangrijk zijn voor jou brand identity (en je designers geestelijke gesteldheid), heeft Bynder een gehele module toegewijd aan deze guidelines.

Je team op dezelfde pagina krijgen met een digital asset hoeft de bank niet te breken, het vereenvoudigd  juist het design proces eenmaal iedereen overtuigd is en je meer tijd hebt om je met creatieve taken bezig te houden. Met een DAM oplossing van Bynder kan je je creatieve bestanden in stijl opslaan en beheren. 

Als je meer wil weten over digital asset management, download dan de gratis whitepaper: ‘The Definitive Guide to Digital Asset Management’ en leer hoe het jezelf en voornamelijk jouw team kan helpen terwijl het je designers heel wat leed bespaart. 

Download nu