Met gratis digital asset management kan een organisatie van elke omvang het voordeel van een DAM-systeem realiseren

De voordelen van gratis digital asset management

Buiten de algemene voordelen van het gebruik van een DAM-systeem, zoals overal toegang hebben tot bestanden en ze snel kunnen vinden, biedt gratis digital asset management een heleboel andere voordelen.

Eenvoudiger om steun te krijgen van beslissers

Vanwege het feit dat er geen kosten verbonden zitten aan een gratis DAM, bestaat er geen echt risico of keerzijde bij het implementeren. Dit betekent dat het veel eenvoudiger is om betrokkenheid en steun te krijgen van belangrijke beslissers – zodat je verder kunt gaan en het sneller kunt implementeren. Terwijl een gratis proefperiode normaliter is gelimiteerd in of tijd of functies, biedt een gratis optie voor DAM een beter ‘proof of concept’ om de waarde van het systeem te laten zien.

“Try before you buy”

Bovendien biedt gratis DAM software de mogelijkheid om te zien of het goed past bij jouw organisatie voordat je besluit hierin te investeren. De gratis versie geeft een beter inzicht in het systeem dan een demo van een verkoopproduct of verschillende langdradige documentatie, hoewel deze ook belangrijk zijn.

Pas de DAM aan aan jouw behoeften 

Als je regelmatig je limiet voor het delen van bestanden bereikt of een tekort aan opslagruimte bereikt, zal je DAM provider een aantal betaalde versies aanbieden om je te helpen bij het verhogen van de opslagruimte en het delen van bestanden. Dit betekent dat je meer kunt doen met je DAM. Bovendien betekent dit dat je de ROI kunt verhogen door enkel te betalen voor wat je daadwerkelijk nodig hebt. Als het aantal bestanden dat je nodig hebt om op te slaan of te delen klein blijft, kun je blijven gebruik maken van de gratis versie.

money

Het is gratis!

Er zijn geen eenmalige kosten/lopende kosten of set-up kosten die je hoeft te betalen voordat je gebruik kan maken van je gratis DAM en de voordelen gaat zien.

Dingen om te onthouden tijdens het implementeren van een gratis DAM-systeem

Veiligheid

Wanneer je kiest voor een gratis DAM is het belangrijk om aandacht te besteden aan de beveiligingsfuncties die het biedt. Het laatste wat je wil is dat al je vertrouwelijke gegevens en bestanden worden gestolen. Mensen denken aan minderwaardige beveiliging wanneer zij van een gratis versie horen, dus het is belangrijk om het algehele platform waar je mee bezig bent te controleren en om alle referenties te checken. Bekijk welke accreditatie ze hebben en zorg ervoor dat het de beveiligingsbehoeften van je bedrijf ondersteunt. Bynder’s DAM is zeer veilig en voldoet aan de vereisten van PCI-DSS en ISO27001.

security

Het moet intuïtief zijn

Zorg ervoor dat het DAM-systeem dat je kiest gemakkelijk te begrijpen is en dat het weinig training vereist voordat je het kunt gebruiken. Ideaal gezien zou het compleet intuïtief moeten zijn, met veel ondersteunende documenten voor het geval er op technische gebieden meer uitleg nodig is.  

Hoe ga je jouw bestanden organiseren?

Het is belangrijk tijd te nemen om te beslissen hoe je jouw digitale bestanden wilt organiseren binnen jouw DAM. De manier waarop je jouw bestanden organiseert zal direct invloed hebben op het gebruik van het systeem en hoe snel teamleden bestanden kunnen vinden waar zij naar op zoek zijn.

Denk na over welk type woorden gebruikers waarschijnlijk zullen zoeken wanneer zij de asset bank doorzoeken, evenals de beste manier van het categoriseren van groepen bestanden, en gebruik dit bij het bepalen van de tags voor uw bestanden. Bijvoorbeeld: als je voor een kleding handelaar werkt, kan het handig zijn om de foto’s van je producten te categoriseren met tags naar aanleiding van de kleur. Dan kunnen gebruikers in de toekomst gemakkelijk en snel alle gele productfoto’s vinden.

Het overbrengen van je bestanden naar jouw DAM

Of je momenteel gebruik maakt van een DAM-systeem of niet, het tijdig en efficiënt overbrengen van digitale bestanden in het systeem is een belangrijke taak.  Wanneer je de bestanden overbrengt moet je er zeker van zijn dat je succesvol alle bestanden hebt overgemaakt voordat je bestanden gaat verwijderen van de originele bron. En zoals eerder vermeld, wees er zeker van dat je je houdt aan de organisatiestructuur die je heeft besloten bij het uploaden van de bestanden. 

Welke bestandsformaten ondersteunt DAM?

Als je een fotograaf bent wil je ervoor zorgen dat je DAM-systeem alle verschillende fotobestand types ondersteunt. Daarom is het belangrijk om een DAM-systeem te kiezen dat een breed scala aan bestandsformaten ondersteunt.

Benchmark & evalueren

Na een paar maanden gebruik van DAM, vraag jezelf af, krijg je genoeg voldoening uit het systeem? Zoals eerder vermeld, bieden veel aanbieders de mogelijkheid om je DAM te schalen naar jouw behoeften. Als je voelt dat de grens van het gratis DAM pakket behaalt of in de nabije toekomst, bekijk dan de mogelijkheden om je account te upgraden voor een maand of twee.

Ben jij klaar om een gratis Digital Assrt Management tool uit te proberen? Schrijf je nu in voor Bynder Orbit!