Komen de volgende situaties je bekend voor?

• Je bent op zoek naar de nieuwste versie van het bedrijfslogo in afdrukbare kwaliteit, maar je hebt geen idee waar te beginnen met zoeken.
• De uitwisseling van de nieuwste product afbeeldingen in tiff-formaat met het ontwerpbureau is een groot logistiek probleem voor je.
• Je wilt een PowerPoint-sjabloon gebruiken voor een presentatie, die is opgeslagen op de harde schijf van je collega, die op dit moment op vakantie is.

De bovengenoemde problemen zijn slechts drie van de vele problemen waarmee medewerkers van marketing-en communicatieafdelingen dagelijks worden geconfronteerd. Vaak zijn media, zoals logo's, brochures, sjablonen, etc. verdeeld over verschillende lokale computers. Het is altijd een grote administratieve en tijdrovende inspanning om ze allemaal samen te brengen en te beginnen met het eigenlijke werk, zoals het maken van een presentatie voor de marktintroductie van een nieuw product.

Veel bedrijven hebben dit probleem al erkend. Daarom zijn web-gebaseerde tools zoals Dropbox en WeTransfer momenteel booming. Met WeTransfer bijvoorbeeld is het heel gemakkelijk bestanden te verzenden die te groot zijn per e-mail te worden verzonden. Aan de andere kant geeft Dropbox je toegang tot je persoonlijke mappen en bestanden vanaf elke locatie en op elk gewenst moment.

Hoewel deze instrumenten op grote schaal worden gebruikt, is het cruciaal om het professioneel gebruik daarvan te zien:

  1. Deze oplossingen zijn zogenaamde "stand-alone" instrumenten en slechts een bepaalde functie, zoals het opslaan of verzenden media. Deze functies zijn niet te combineren en daarmee is het gebruik van deze tools nog steeds zeer tijdrovend.
  2. De tools kunnen niet worden geïntegreerd in je bestaande systemen. Om bijvoorbeeld bestanden kleiner te maken of het formaat van bestanden te wijzigen, heb je weer andere hulpmiddelen nodig, zoals Photoshop, die niet kunnen worden geïntegreerd.
  3. De aanbieders van dergelijke tools zijn vaak Amerikaanse bedrijven, die niet zijn onderworpen aan de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming. Als je eens leest door de algemene voorwaarden van Dropbox zul je merken dat het niet helemaal duidelijk of de eigendom van de geüploade gegevens bij je blijft. 

Voor professioneel gebruik voor zakelijke doeleinden heb je een instrument nodig dat is gebouwd rond digitale media en alle functies omvat zoals het opslaan, delen en organiseren. Bovendien moet het systeem veilig zijn door onderworpen te zijn aan de Europese bescherming van gegevens en het moet kunnen worden geïntegreerd in bestaande systemen, zoals Adobe Creative Cloud.

Systemen zoals deze worden Digital Asset Management of in bredere zin Brand Management systemen genoemd.

De naam zelf kan als volgt worden uitgelegd: media zijn digitale "bestanden" voor bedrijven omdat ze vaak kritisch zijn voor bedrijven. Wat zou je marketing afdeling zijn zonder de nieuwste product afbeeldingen? Of zou je bedrijf zonder logo en merkidentiteit zichzelf nog aanzienlijk onderscheiden van de concurrentie?

Met Digital Asset Management (DAM) software kunt je eenvoudig en web-based je mediabestanden beheren, zoeken, uploaden en delen. Al je foto's, films, muziek, logo's, presentaties en PDF-bestanden worden opgeslagen op een online locatie, bereikbaar voor al je collega's over de hele wereld op elk moment van de dag. Het belangrijkste voordeel van een Digital Asset Management systeem in vergelijking met Dropbox of WeTransfer is dat je één tool kunt gebruiken om alle administratieve activiteiten rond digitale media te dekken. DAM oplossingen bieden de volgende functies van andere programma's:

  • Google (het zoeken naar afbeeldingen en informatie op het intranet) 
  • Lokale server (het opslaan van media op een centrale locatie) 
  • Adobe Creative Cloud (aanpassing van web & afdrukmedia rechtstreeks in de webbrowser) 
  • Dropbox (web-based opslag en het delen van media) 
  • WeTransfer (distributie en verzending van grote bestanden via het Internet) 
  • Jira (coördinatie en communicatie met instanties en andere afdelingen)

Daarnaast hebben Digital Asset Management oplossingen een groot aantal andere handige en tijdbesparende functies, zoals rapportage die het mogelijk maakt een overzicht van de meest gedownloade bestanden en de meest actieve gebruikers te verkrijgen. Op deze manier kunt je kwetsbaarheden ontdekken in efficiency en processen nog verder verbeteren in je marketing afdeling.

Digital Asset Management is helemaal niet zo nieuw als je zou denken; gelijksoortige software bestaat al 20 jaar. Maar deze beeldbanken waren altijd on-premise, complex in gebruik en gerelateerd aan hoge investeringen. DAM oplossingen waren juist vaak zeer complex en niet gebruiksvriendelijk dankzij de rijkdom aan functies.

In de afgelopen jaren zijn er nogal wat ontwikkelingen geweest; tegenwoordig wordt Digital Asset Management ook web-based aangeboden, het is uiterst gebruiksvriendelijk en het is betaalbaar voor zowel MKB's en multinationals. De kritische factor privacy is gegeven, aangezien de media worden opgeslagen op zeer veilige servers die speciaal zijn ontworpen voor bedrijfskritische toepassingen binnen de EU.

Vanwege functies zoals media tagging, text search, geautomatiseerde media import, slimme zoekfilter enz. is het eenvoudig om een bestand in een fractie van een seconde te vinden. Door middel van versiebeheer kan worden voorkomen dat oude versies van sjablonen of logo's worden verstuurd.

Brand Management systemen, die een uitbreiding van Digital Asset Management zijn, zorgen ervoor dat alle medewerkers een centraal punt hebben om zich te informeren over merkrichtlijnen. Naast de corporate identity, bestrijken Brand Management systemen het volledige spectrum van digitale media management, inclusief de automatisering van communicatie en coördinatie met creatieve bureaus en het in staat stellen van marketing professionals om zelf binnen een paar minuten nieuwe media te maken met web-to-print.

Door middel van interfaces, zoals API of plug-ins, kunnen Digital Asset Management software en Brand Management systemen worden geïntegreerd in uw zakelijke omgeving. Door aanpasbare taxonomie en uiterlijk, is de aanpassing van de gebruiker verhoogd, omdat de structuur is afgestemd op het specifieke bedrijf en perfect past in de systeemomgeving van het bedrijf.

Als je wilt kun je een kijkje nemen in onze professionele media en brand management in de demo-omgeving van Bynder. Klik hier.