Als je dit artikel aan het lezen bent, dan overweeg je waarschijnlijk om een digital asset management systeem aan te schaffen. Indien je een business case voor DAM hebt gemaakt, en daarmee de goedkeuring hebt gekregen van de gehele organisatie, is het tijd voor de volgende stap: het evalueren van potentiële DAM providers. 

Voor een uitgebreide gids voor het schrijven van een goede DAM aanbesteding, download hier het gratis DAM offerte template

Wanneer je een digital asset management systeem aanschaft, is het gebruikelijk om een "request for proposal" (RFP) - oftewel een aanbesteding -naar DAM-leveranciers te sturen met daarin uw pijnpunten en hoe u verwacht dat een digital asset management systeem deze pijnpunten kan op  lossen.

De technische vereisten moeten onderzoeken en opschrijven kan een vermoeiende opgave zijn, dat snappen we. Maar dit kan je project maken of breken.  Daarom hebben we een korte handleiding opgesteld waarin we je meenemen in het proces voor het opstellen en indienen van een aanbesteding voor een DAM, en hoe je de uiteindelijke selectie dient te maken. 

1. Schrijf een duidelijke introductie 

Het eerste wat je moet doen is het introduceren van je bedrijf en het beschrijven van de behoefte voor een digital asset management systeem. Dit houdt in:  Een uitleg over je verwachtingen van wat een DAM systeem moet doen binnen je organisatie en welke pijnpunten het zou moet oplossen. 

Hoe meer details over de pijnpunten van jouw organisatie bekend zijn, hoe makkelijker het wordt voor een DAM provider om te begrijpen hoe ze je precies kunnen helpen.

Ook moet je je  inleiding gebruiken om de juridische achtergrond voor de aanbesteding uiteen te zetten. Dit behoeft eem vertrouwelijkheidsverklaring en een disclaimer bevatten. Voor hulp bij het opstellen van juridische zaken, klik hier om onze DAM aanbesteding template te downloaden

2. Maak een schets van de reikwijdte van het project

Dit is waar je de introductie opbouwt en tot het uiterste gaat  van wat je probeert te bereiken: Het project moet nauwkeurig en tot in detail beschreven worden. Het is belangrijk om dit in de kern van je offerteaanvraag te houden, omdat dit je gefocust houdt en ervoor zorgt dat het DAM-systeem alle pijnpunten adresseert.

Je moet het hebben over alles wat met het eindresultaat te maken heeft, inclusief projectresultaten, verwachte implementatietijd en vereiste integraties. Het is ook belangrijk om dit gedeelte te gebruiken om een aantal essentiële prestatie-indicatoren te beschrijven die zullen worden gebruikt om het succes van het project te beoordelen.

3. Stel vragen 

Gebruik deze sectie om meer te weten komen wat een DAM-provider te bieden heeft, en of het we of niet aan je eisen voldoet.  De key is om zo specifiek mogelijk te zijn. Voel je vrij om zoveel mogelijk vragen te stellen als je maar wilt. Hieronder vind je zeven onderwerpen die je mogelijk verder helpen: 

  • Een overzicht van een DAM-systeem en de (meest) belangrijke functies
  • Indien van toepassing, vraag dan zeker naar de workflow en andere creatieve project management mogelijkheden van het systeem.
  • Het is belangrijk om te vragen naar het ontwikkelingsplan, ook wel bekend als de 'roadmap', van de DAM-provider. Dit houdt tevens in dat je kan vragen naar verwachte  tijdschema's voor de ontwikkeling van het DAM-systemen. Met het idee waar DAM als product naartoe gaat in de toekomst, heb je een beter inzicht in hoe de provider zijn product probeert te verbeteren en of deze verbeteringen ook jouw behoeftes vervullen.
  • Details van hun 'procedure code'
  • Waarom de DAM-oplossing van een provider anders is dan die van zijn concurrenten. Met andere woorden: waarom zou je ze kiezen?
  • Hoe het systeem de organisatie van digitale assets en classificatie faciliteert. Hoe gemakkelijker het is om actief te vinden, hoe nuttiger een systeem is voor je organisatie.
  • Details van prijzen, waaronder eenmalige kosten, terugkerende maandelijkse kosten en prijsinformatie over gebruikerslicenties.

4. Geef jouw voorkeuren voor het aanbestedings-proces aan

Hier kan je uitleggen hoe je wilt dat de aanbesteding wordt ingediend en hoe je de rest van het selectieproces wilt laten doorgaan. Geef precies aan hoe je de aanbesteding  aan jezelf wilt laten zien en de datum waarop de aanbesteding door de provider moet worden betaald. Je moet zelfs het exacte bestandsformaat opgeven waarin je de aanbesteding  wilt ontvangen.

Voor een meer uitgebreide uitleg of gids over het aanmaken van een aanbesteding, download onze gratis DAM RFP template. Bent je meer geinteresseerd in het vergelijking van een DAM? Download dan onze Digital Asset Management Comparison Guide

New Call-to-action