In dit artikel zul je alles vinden dat je wil weten over Digital Asset Management (DAM). Als je meer wilt weten over de DAM van Bynder, bezoek dan onze website. 

Samenvatting, ga direct naar:

DAM guide NL.jpg DefinitveDAM-NL-small.jpg

Digital Asset Management: Definitie 

Digital Asset Management (DAM) is een technologie die het mogelijk maakt voor bedrijven om digitale bestanden, aan de hand van een centraal en veilig platform, op een snelle manier op te slaan, te beheren, organiseren maar ook bewerken en delen. Wanneer we spreken over assets, bedoelen we de algehele verscheidenheid aan digitale bestanden van afbeeldingen en documenten tot video’s en presentaties.

DAM-oplossingen evolueerden van eenvoudige opslagplaatsen voor digitale bestanden tot allesomvattende marketingplatformen, voor zowel B2B als B2C organisaties. En dit met een grote impact op verschillende afdelingen zoals: marketing, creatieve teams, brand management, sales en IT.

De onmiskenbare meerwaarde van een DAM is de manier waarop media optimaal kan worden benut. Opslag van grote hoeveelheden assets kost je misschien niets, maar brengt even weinig op. De echte verdienste in het gebruik van assets is de mogelijkheid om deze vlot te laten doorstromen binnen uw onderneming, hetzij intern, hetzij via een van de vele geïntegreerde toepassingen met andere bestaande systemen.  

Het punt is dat van al het beeldmateriaal dat ooit gemaakt is binnen een bedrijf er een hoop verloren gaat, en dat niemand weet wat er eigenlijk al is. Hoe vaak is het al voorgekomen dat je een bepaalde presentatie niet meer kon vinden, of dat een collega wederom zelf een grafiekje in elkaar heeft geklust om zijn argument kracht bij te zetten? Terwijl er een kant-en-klare, door een designer opgemaakte presentatie staat te wachten, die nooit gebruikt wordt omdat niemand van het bestaan afwist? Wat zou het waardevol zijn als er een oplossing was die ervoor zorgde dat alle afdelingen altijd alle materialen –waar in de meeste gevallen veel tijd en geld in is gestopt- gemakkelijk konden vinden en gebruiken.

De waarde van DAM is zelfs zo onmiskenbaar het wereldwijd toegepast wordt door ondernemingen van alle soorten en maten. MarketsandMarkets schat dat de wereldwijde markt van Digital Asset Management zal groeien van $1,4 miljard in 2015 naar $5,5 miljard in 2020.  

Download hier de onafhankelijke Forrester Wave rapportage over Digital Asset  Management 

Afgeleide termen van Digital Asset Management

Er worden verschillende termen gebruikt om naar Digital Asset Managementsystemen te verwijzen. Dit zorgt zo nu en dan voor verwarring bij potentiele klanten, terwijl de termen nagenoeg hetzelfde betekenen. Het gaat vrijwel altijd over het vereenvoudigen van het beheer van digitale bestanden. De meest gebruikte termen zijn:

  • Media Asset Management
  • Marketing Asset Management
  • Brand Asset Management
  • Brand Center
  • Professional photography software
  • Media library software
  • Management of digital resources

Drijvende factoren voor een groeiende vraag naar DAM

1. Inbound overstijgt outbound. Wereldwijd worden campagnes steeds meer afgestemd en op maat gemaakt. Dit vraagt om meerdere middelen, kanalen en een herziend marketingproces.

2. Communicatiekanalen blijven aangroeien. Brochures, e-mails, offline media, sociale netwerken, noem maar op. De verscheidenheid in de media vereist gerichte communicatie en coördinatie om de samenhang en relevantie van campagnes te bewerkstelligen.

3. De groeiende hoeveelheid bestanden. Wat logisch te verklaren is wanneer een onderneming elke 2 maanden 3 campagnes via 6 verschillende kanalen in 4 verschillende consumentensegmenten en daarbovenop nog eens in 4 verschillende talen uitbrengt. In totaal meer dan 1750 geproduceerde bestanden per jaar. En dit zonder de afbeeldingen of onderdelen zoals logo’s en lettertypes mee te rekenen.

4. Voorschriften die striktere regels opleggen aan marketing. Deze beperkingen zijn in vele sectoren van kracht, zoals de farmaceutische industrie, voedingsindustrie en wijn/drankenindustrie. Je merk wordt tegenwoordig aan 20 kanten blootgesteld, zorg voor consistentie om betrouwbaar over te komen

5. Marketingafdelingen moeten de Return On Investment (ROI) kunnen verklaren. Met andere woorden, wat levert het op? Met kleinere budgetten en toenemende verwachtingen wordt er van de marketingteams verlangd dat ze de winstgevendheid van hun projecten verhogen en in dit proces ook elke investering kunnen verantwoorden.

De voordelen van een Digital Asset Managementoplossing

DAM-oplossingen helpen marketingteams talloze bestanden te managen door het proces van het opslaan, organiseren en delen te automatiseren. Zodat er op globale schaal gestroomlijnd gewerkt wordt. Enkele van deze processen kunnen makkelijk zonder software uitgevoerd worden, maar deze technologieën vormen tezamen de ultieme oplossing. Vooral wanneer er een te grote hoeveelheid bestanden beheerd en georganiseerd wordt door interne teams die elk specifieke bevoegdheden hebben.

  • Hergebruik van je marketingmateriaal. Borduur voort op bestaande content en vermijd duplicaten
  • Herstel autonomie. Vermijd onderbrekingen tijdens elk stadium van het proces
  • Snel bestanden zoeken. Mogelijk dankzij tags en relevante categorisering van de bestanden
  • Snel content verwerken. Eenvoudig een afbeelding draaien of de grootte ervan aanpassen op een makkelijke manier m.b.v. het platform
  • Een interface die het gebruik bevordert. Een eenvoudige en ergonomische interface is gunstig voor de gebruiksratio en zo ook de winstgevendheid van een project.
  • Stimuleer internationale samenwerking via een meertalige interface om het gebruik bij wereldwijd opererende teams te steunen.
  • Tijd, ieders vijand. Focus daarom op taken die uw tijd waard zijn.
  • Bespaar op kosten van een nieuw design. Of het nu de tarieven van het reclamebureau zijn, freelance of in-house teams, elimineer de kosten van het opnieuw ontwerpen van media die je al hebt laten maken
  • Vermijd juridische problematiek zoals boetes door onrechtmatig gebruik van materiaal.
  • Een waarheidsgetrouwe analyse van je return on investment (ROI). De rapportage en statistische tools faciliteren de analyse van de bereikte ROI met je DAM-oplossing.

Wat een DAM vooral niet is

Het is belangrijk om het begrip Digital Asset Management af te bakenen. Laten we eens bespreken wat een DAM vooral niet is.

1. Een duurdere, vergelijkbare variant van Dropbox

Waar Dropbox zich met name richt op online bestandsopslag en -toegang, bestrijken DAM-oplossingen een breder spectrum van resource management. Zoals zoekmogelijkheden, strengere controle op delen en gebruik, en een beter overzicht van het gebruik van assets.

[Gratis white paper] Digital asset management vs. Dropbox & WeTransfer

2. Nog een software die niemand gebruikt

Binnen de smeltkroes van bestaande marketingoplossingen, worden mensen snel verleid door gadgets, die weinig impact op zakelijke behoeften hebben. Het beheer van digitale media blijft een centraal element in het marketing landschap en zal in de komende jaren een steeds belangrijkere rol vervullen.

3. Een oplossing die alleen de marketingafdeling ten goede komt.

Marketingafdelingen worden inderdaad het meest geraakt door deze veranderingen. Maar procesautomatisering zal afstemming vinden met IT en business teams. En op die manier bijdragen aan hogere productiviteit en efficiëntie van alle afdelingen en medewerkers van het bedrijf.

4. Een oplossing die zelfonderhoudend is

Kon je maar gewoon een oplossing kopen en wachten tot het probleem zichzelf op zou lossen. Je hebt een strategie nodig die je processen, teams en nodige hulpmiddelen integreert om het succes van de implementatie van een DAM te verzekeren.

Gemeenschappelijke kenmerken van DAM-software

Opslag
  • Verscheidenheid aan ondersteunde bestandsformaten
  • Automatische extractie van metadata
  • Importfunctie middels 'click & drag'
  • Goedkeuring voor het importeren in de DAM
  • Taggen en categorisering tijdens de import
  • Het maken van automatische derivaten (afgeleiden)
Organisatie
  • Aanpasbare taxonomie
  • Massaal publiceren
  • Het bewerken van foto's en video's (bijsnijden, vergroten of verkleinen, etc.)
  • Het koppelen van assets
  • Versiebeheer
  • Verwijdering van duplicaten
  • Media archivering
  • Geolocatie van de assets
Onderzoek
  • Geavanceerde zoekfilters (formaat, oriëntatie, DPI, naam, markeringen, metadata, etc.)
  • Suggestieve zoekbalk
  • Pre-visualisatie van video's, afbeeldingen, PDF, Office-bestanden
  • Zoeken naar bepaalde woorden in bestanden
  • Zoeken op dominante kleuren
Delen
  • Beveiliging en toegangscontrole voor gedeelde bestanden
  • Mediacollecties om te delen
  • Integratie van externe media
  • Watermerken
  • Grote bestanden delen
Beheer 
  • Het creëren van gebruikersprofielen
  • Het beheren van profielen / gebruiksrechten
  • Toegangscontrole per gebruiker per bestand
  • Statistieken per bestand per gebruiker
Integratie
  • Marketing Automation
  • CMS
  • E-commerce platforms
  • CRM
  • Single Sign-on
  • Adobe Creative Suite
  • Software van social media


Wie gebruikt DAM-oplossingen?

DAM-oplossingen zijn al geruime tijd in handen van de grootste bedrijven. Met steeds meer SaaS (Software as a service) oplossingen binnen handbereik hebben kleine en middelgrote ondernemingen ook geprofiteerd van DAM-software. Dit omdat SaaS weinig technologische beperkingen met zich meebrengt, relatief goedkoop is en makkelijk te installeren.  De grootste ondernemingen traden in de voetsporen van de Cloud, door gebruik te maken van de flexibiliteit en schaalbaarheid die SaaS biedt, en zo voldoen aan de toenemende, en specifiekere behoeften.

Alle industrieën hebben te maken met het beheren van digitale assets. Aanvankelijk viel het belang op bij B2C-bedrijven in verschillende sectoren, maar dit heeft zich uitgebreid naar B2B. Elk bedrijf met een merk dat onder de aandacht gebracht moet worden. En daarbij een identiteit heeft om te harmoniseren; produceert een digitaal erfgoed om te centraliseren, organiseren en waarderen.

Het Digital Asset Managementproject succesvol voltooien

Hoewel er verschillen zijn tussen de digital asset managementsystemen, zal het succes van het project vooral afhankelijk zijn van een goede aanpak: 

1. Vooraf specifieke doelstellingen bepalen 

Waar doe je het voor? Wil je de de manier van bestandsdeling stroomlijnen, de productiviteit verhogen bij het zoeken naar assets, of de verzending van foto's van een fotograaf naar de e-commerce site automatiseren? Alleen met vooraf gestelde doelen zijn de verwachtingen helder, en kan er vergeleken worden tussen de providers en welke problemen er anagepakt dienen te worden. 

2. Maak een schema, en hou je er aan

Planning en organisatie houdt de focus op de belangrijke taken, voorkomt frustratie gedurende het project en creëert de structuur van een goed proces. 

3. Identificeer je wensen

Identificeer de plug-ins die je nodig hebt, de essentiële functionaliteiten voor de teams, en aanverwante diensten.

4. Vergelijk verschillende oplossingen

Functionaliteiten, gebruikersinterface, integraties, schaalbaarheid, supportteam en uitvoering zijn allemaal factoren om te overwegen bij het kiezen van het juiste digital asset managementsysteem 

5. Maak een team

Verzamel stakeholders van verschillende afdelingen door een vertegenwoordiger te kiezen van elk betrokken team. Dit zijn jouw ambassadeurs en zorgen voor een soepele overgang naar de nieuwe tool. Veel projecten worden afgebroken als gevolg van het vertrek of de overdracht van een ambassadeur. Voorkom dit door het project te verankeren in verschillende afdelingen.

6. Praat met klanten en neem een besluit

Neem contact op met klanten van verschillende providers, zij zullen belangrijke adviezen hebben in de laatste fase van de besluitvorming. Maak vervolgens de keuze die aansluit op de doelen, behoeftes en het budget.