Of je het ermee eens bent of niet, iedere organisatie is inmiddels ook haar eigen mediabedrijf. 86% van alle marketeers beweren in de toekomst verder te investeren in de productie van content. Deze explosie van content schreeuwt om optimale organisatie, beheer en distributie. Digital Asset Management spreekt precies die pijnpunten aan. Beheer marketingmateriaal beter met deze blog.

1. Consistente naamgeving

We weten waarschijnlijk allemaal wel hoe desorganisatie van marketingmateriaal eruit ziet. Het is opgeslagen op een lokale server, waar niemand toegang tot heeft, of het is onvindbaar omdat niemand de naam, soms het artikelnummer, of zelfs het jaar nog weet waarin dit bestand is gemaakt. Ieder brein werkt nu eenmaal anders bij het beheer van marketingmateriaal, en een afbeelding van de Taj Mahal zal door de één in een mapje ‘architectuur’ gestopt worden en door de ander in het mapje ‘India’. Of natuurlijk in het mapje ‘architectuur’ in het mapje ‘India’. Daar gaan we al…

Het beheer van marketingmateriaal -of ‘assets’ zoal we ze bij Bynder noemen- begint met het hebben van een algemene naamgeving voor bepaalde marketing assets. Dikke kans dat de termen die jij gebruikt, voor het internationale brand management compleet anders zijn. De eerste stap naar gestroomlijnd samenwerken is om het volgende te definiëren:

  • Algemene naamgeving & taxonomie
  • Het taggen van assets en toevoegen van metadata
  • De keywords van campagnes en assets

Het is niet heel ingewikkeld om je marketingmateriaal te beheren en georganiseerd te houden als je met een relatief klein team van experts werkt. Alles wat je nodig hebt is een toegangspunt en een standaard naamgeving. Echter, als je met wereldwijde teams samenwerkt, kom je al gauw verstrikt in een wirwar van versies, namen en bestandstypen.

Als brand manager heb je te maken met verschillende doeleinden. De lokale marketing teams hebben verschillende dingen nodig. Daarnaast is er ook een verschil in kunde en ervaring. Dingen die heel logisch zijn voor jouw in-house designer, kunnen vrij abstract zijn voor een lokale marketeer. Een algemene terminologie gepaard met gedragscode die voor iedereen werkt is essentieel.

2. Fasering: Geef assets vrij in verschillende fases

Lokale marketeers en externen hebben toegang nodig tot de juiste campagne assets, op het juiste moment. Hoe zorg je ervoor dat campagnes adequaat uitgerold worden en voorkom je dat er geen gedateerd materiaal wordt gebruikt? De oplossing voor optimaal beheer van marketingmateriaal is in dit geval fasering.

fasering

Fasering is het plannen van je campagnes in verschillende fases, en daarbij de assets te distribueren aan lokale partners met een gepaste cadans. Met Bynder is het mogelijk het designproces te beheren in verschillende fases. Alleen assets die goedgekeurd zijn door alle betrokkenen komen beschikbaar in de portaal en voor eventuele derden. Het voltooien van een fase is hierin belangrijker dan het halen van een deadline. Dit klinkt misschien als vloeken in de kerk, maar denk er eens over na. Geef je deze assets vrij zonder goedkeuring van alle betrokkenen? Dan aanvaard je het risico dat je alles moet terughalen, aanpassen en opnieuw sturen.

Fasering is een uitdaging voor ieder merk, maar het is een concept dat bijvoorbeeld bij Innocent Drinks wordt toegepast.  Samenwerken met externe partners, zoals bijvoorbeeld het designbureau in Wenen is veel makkelijker. Voorheen deelde innocent drinks assets via e-mail, niet de meest betrouwbare manier. Maar met Bynder kunnen partners nu inloggen op de brand portal en zelf op zoek gaan naar marketing bestanden die reeds geproduceerd werden voor marketingcampagnes. Omdat gebruikers bestaande assets kunnen vinden en hergebruiken, wordt het proces versneld en geniet innocent drinks nu van een grotere ROI op alle campagnes en beter beheer van marketingmateriaal.

3. Stroomlijn je processen

Het hoofdkantoor heeft vaak een glasheldere structuur van werken, terwijl lokale marketeers aan een compleet ander proces onderhevig zijn. Bij de ene is er überhaupt geen sprake van een proces en bij de ander zijn er zoveel mensen die er een plasje over moeten doen dat niemand eigenlijk weet wat de volgende stap is. Hoe dan ook, frustratie alom als de assets niet op tijd, of op de juiste manier aangeleverd worden. Zeker als je partners of derde partijen al advertenties en promoties hebben geboekt.

De creatie van een optimale marketing workflow die rekening houdt met de unieke behoeftes van collega’s en relevante derde partijen, zoals bureaus en consultants, kan helpen. Met de juiste oplossing kan je:

  • De lokale campagne executie per asset goedkeuren en beheren
  • Kleine aanpassingen en correcties maken voor succesvolle lanceringen
  • Goedkeuringen instellen per regionale stakeholder en/of merk
  • Toegang geven tot assets en permissie om te bewerken per gebruiker

4. Identificeer de ‘gaps’

Zolang je nog vragen krijgt als: “Waar kan ik die PDF over security vinden vinden?”, “Hebben we nog een demo-video”, “Heb jij de laatste versie van onze sales presentatie?”, zijn er nog steeds gaps aanwezig. Kennelijk is het voor niet iedereen duidelijk waar je wat kan vinden, intern en extern. Wellicht irriteer je je aan alle mensen die hierom vragen, maar denk ook nog aan de mensen die het niet vragen, die gaan waarschijnlijk stoppen met zoeken en dingen opnieuw of dubbel maken. 

De sleutel is het bespreekbaar maken van deze gaps. Niet iedereen is op de hoogte en hoe goed je ook denkt iets te hebben gecommuniceerd, toch zullen er steevast mensen zijn die het gemist hebben.

Met digital asset management software is het voor brand managers eenvoudig om marketingmateriaal te delen met andere afdelingen en derde partijen, op de hoogte te blijven van het gebruik en ervoor te zorgen dat iedereen zo snel mogelijk naar die campagne lancering toe werkt.

Wanneer zijn de gaps verdwenen? Als de vragen langzaamaan verdwijnen, en je ziet welke gebruikers bepaald marketingmateriaal downloaden en beheren zonder naar spiekbriefjes te kijken, e-mails te sturen en collega’s om hulp te vragen,

5. Gebruik Digital Asset Management organisatiebreed

Zodra een goed gedefinieerd proces op poten staat, kan technologie je een heel eind op weg helpen als het aankomt op: beheer van marketingmateriaal, fasering, permissie profielen en het meten van de output van jouw inspanningen.  DAM systemen zijn een must-have om wereldwijd opererende marketingafdelingen gestroomlijnd samen te laten werken.

Een systeem dat robuust genoeg is om aan alle behoeftes van het beheer van marketingmateriaal te voldoen is Bynder. Met handige functionaliteit zoals:

  • Genoeg opslagruimte voor alle creatieve content met metadata, tags en zoekfunctionaliteit
  • De mogelijkheid om templates te maken voor veel voorkomende uitingen (banners, posters en ander marketingmateriaal)
  • Analytics en rapportage functionaliteit om de adoptie en resultaten te monitoren

Het beste marketing resultaat bereik met je organisatie en structuur, tenzij je van verwarring en hoofdpijn houdt. Met een DAM systeem creëer je orde in de chaos.

Campagnes zonder hoofdpijn zijn geen fabeltje.

Het behalen van grote successen doe je door je menselijke, intellectuele en financiële middelen gezamenlijk in te zetten -met name als je snel groeit in verschillende markten met veel partners. Gebruik de juiste tools, met een algemene naamgeving om alle neuzen dezelfde kant op te laten staan en foutloze gefaseerde campagnes te draaien.