Prouvez votre RSI sur une solution DAM

Prouver le retour sur investissement réalisé avec une solution de Digital Asset Management n’est pas évident, particulièrement auprès de vos N+1. Cela demande une compréhension de la façon de recueillir des données et la façon de construire des rapports pertinents, visuellement attrayant et digeste pour vos équipes. Cela nécessite surtout et avant-tout une aptitude à réunir des indicateurs clés de performance.

Établir des indicateurs clés de performance pour l’utilisateur et l’adoption d’une solution DAM

Dans un marché de plus en plus saturé, prouver la valeur de vos investissements numériques peut être un défi. En somme, comment ce système se différencie-t-il des autres systèmes que votre entreprise utilise ? Être capable de prouver que votre système est qualitativement et quantitativement justifié à vos supérieurs est un long processus pour les "digital asset managers" et administrateurs système. 

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Il y a deux façons dont vous pouvez démontrer le retour sur investissement réalisé avec une solution DAM :

  • Rendement financier / budgétaire
  • Économie de temps / gains d'efficacité

Les deux sont tout aussi importants. Rester dans la limite de votre budget montre que vous attachez de l’importance à l’aspect comptable, et réaliser un gain de temps démontre que vous comprenez que le temps est la ressource la plus précieuse pour vous et votre employeur. Ces deux catégories de mesure vous permettront d’établir une analyse pointue des économies réalisées, et de comparer d’année en année le RSI réalisé. Ces KPI (Key Performance Indicators) vous donnent non seulement des données de référence, mais aident également à visualiser les améliorations.

Trouver les bonnes données à mesurer

Dans un système où chaque clic et action sont suivis, il est important de porter votre attention sur des KPI que vous mesurerez sur une base régulière. Quelles sont les données clés à surveiller et que représentent-elles sur votre RSI, l’utilisation du système, l’adoption, les possibilités marketing, la notoriété de votre marque, vos ventes, etc. ? Si vous pouvez lier ces statistiques directement à une fonction de l’entreprise, c’est que ces données sont importantes.

Comprendre vos équipes, les processus et la technologie est imperatif pour comprendre et contrôler les bonnes KPI. Par exemple, si vous savez combien de temps durait un projet autour de la gestion de vos ressources numériques avant que vous implémentiez une solution DAM, il est important que vous surveilliez cette métric de près. Les gains d’efficacité dans ces processus, spécialement dans le temps passé à réaliser des tâches manuelles, sont des mesures simples à contrôler. Parmi les mesures importantes à surveiller :

  • Combien de temps faut-il pour approuver un fichier sans un DAM via email ou d’autres moyens vs. avec un DAM incluant une fonction d’approbation automatisée.
  • Combien de temps faut-il pour créer le dérivatif d’un fichier (créer automatiquement un dérivatif au format bannière lors de l'import d'un fichier dans le DAM) manuellement vs. automatiser ces tâches avec un système DAM.
  • Le nombre de fichiers qui peuvent être approuvés hebdomadairement, avant et après l’utilisation d’un DAM.
  • Le nombre de de fichiers qui peuvent être réutilisés (incluant les coûts de reproduction des photographies). Puisque les systèmes DAM peuvent aider les utilisateurs finaux à trouver leurs ressources, ils peuvent également aider à réduire les coûts de production des photographies.

Il existe de nombreux types de données qui peuvent être extraites des systèmes DAM. Par exemple, il y a dans certains systèmes DAM des modules d’analyse très poussés. Et les données que vous devriez regarder de près sont les suivantes : est-ce que vos équipes utilisent le système ? Y a-t-il des améliorations substantielles dans l’usage du système au fil du temps ? Vous pouvez garder des KPI simples. Par exemple, vous souhaiteriez peut-être accroître le nombre d’utilisateurs de 20% par an, où peut-être souhaiteriez-vous avoir un taux d’adoption de 60%. Une des raisons pour lesquelles vous souhaitez suivre le nombre d’utilisateurs dans le système est que chaque compte vous coûte de l’argent. Vos utilisateurs doivent utiliser le plein potentiel de la plateforme.

Quels sont les outils d’analyse disponibles ?

Alors, comment faire pour recueillir toutes ces données ? Il y a plusieurs façons de le faire. Ci-dessous, quelques outils de collecte pour vous aider à démarrer :

  • Système de d’analyse de données intégré à votre DAM
  • Google Analytics. Il vous est possible de tracker l’utilisation de votre portail de la même façon que vous trackez l’intéraction des visiteurs sur votre site internet : https://analytics.google.com/.

Voici d’autres outils que vous pourriez trouver utiles, dépendant du système que vous utilisez :

Outils de tableau de bord

Une fois que vous avez collecté ces données, vous serez en mesure de les afficher dans des graphiques visuellement intuitifs. Nous sommes des créatures visuelles, au point de « manger » avec nos yeux avant même de consommer quoi que ce soit. Vos rapports doivent concentrer les données les plus pertinentes. Si vous gérez une solution DAM pour un site de recettes culinaires, pourquoi ne pas inclure quelques une de vos images dans un rapport visuellement concordant à votre image de marque ?

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Voici quelques outils qui vous aideront à présenter vos données :

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Conclusion

Prouver le retour sur investissement réalisé avec une solution DAM est primordial pour pouvoir obtenir l’accord de vos supérieurs. De la même manière que les solutions DAM n’en finissent plus d’évoluer, être l’avocat de votre solution DAM, spécialement dans un marché saturé comme celui-ci, est un métier à part entière. Établissez vos KPI, rassemblez vos données, construisez vos rapport et laissez la donnée s'exprimer par elle-même. Vous souhaitez avoir un aperçu de la solution Bynder Digital Asset Management ? Démarrez votre version d'essai gratuite (14 jours) sans engagement dès maintenant 

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