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Quels sont les Avantages des Outils de Workflow Management ?

Written by Lidia Lüttin | 7 juin 2014

Qu’est-ce que le Workflow ?

Un workflow est essentiellement un autre mot pour le "processus" d'un projet. La gestion des workflows se réfère à la gestion du processus de fabrication de l'utilisation des ressources de l'entreprise. Pour les professionnels du marketing et les brand managers, les workflows des productions de médias se réfèrent spécifiquement à la production de nouveaux médias numériques, l'édition de contenus existant, et la création de traductions.

Qu'est-ce qu'un Workflow Management ?

Les outils de Workflow Management tels que Bynder fournissent une plate-forme centralisée au sein duquel il est possible de travailler sur les médias. Cela comprend une vérification en ligne, l'approbation (en marque et autres), ainsi qu’une communication efficace entre les actionnaires.

Un outil de gestion de workflow peut également vous aider à visualiser et à adopter un plan pour un futur projet. Recevez des notifications automatiques, fixez des délais et assignez des tâches - cela peut grandement simplifier vos projets, mais aussi augmenter l'efficacité d'une équipe internationale lorsqu'ils travaillent ensemble sur des projets.

Pourquoi avez-vous besoin d'un outil de Workflow Management ?

Pour les professionnels du marketing et les gestionnaires d’entreprise, le processus de création de médias est rarement simple. Le lancement de campagnes est souvent retardé par la répétition de petites tâches cependant importantes , et aussi par l’attente sur les réponses des associés.

Des workflows correctement planifiés vous aideront de la manière suivante :

  • Automation : La répétition continue de ces procédés, bien qu'is soient simples (pensez par exemple à la saisie de données) peut prendre un temps incroyable. En outre, une telle répétition est impossible lorsque vous vous retrouvez à employer des talents créatifs et variés dans votre équipe. Avec un outil de gestion de workflow professionnel, ces processus peuvent être automatisés et complétés en quelques secondes seulement.

  • Collaboration : La collaboration avec des parties externes peut entraver ou retarder le processus de production et la mise sur le marché de vos projets sous forme de fichiers qui doivent constamment être remplacés et approuvés par les différents actionnaires. Avec un outil de Workflow Managment, cependant, ces étapes peuvent être intégrées dans un processus standard, effectuées simultanément, et gérées dans un outil centralisé.

  • Communication : Afin de s'assurer que toutes les instructions et commentaires soient vus et revus, des notes et annotations peuvent être nécessaires. Un bon logiciel de Workflow Management vous fournira ces outils, et vous pouvez être sûr que tous les participants seront à jour sur tous les développements.

  • Distribution : Envoyer de grands fichiers numériques à des collègues est à la fois long et stressant, peu importe la méthode. La plupart des boîtes de réception de courriel refusent de recevoir des pièces jointes de 25 Mo ou plus, ce qui est un montant forfaitaire si vous envoyez des images de fichiers numériques bruts (une nécessité quotidienne pour tous les gestionnaires de marque ou spécialistes du marketing). Un outil de gestion de workflow vous permet de partager des fichiers volumineux directement avec les autres , sans avoir recours à des méthodes pénibles et précaires, comme l'e-mail ou le FTP.

  • Duplication : Il est commun de retravailler un fichier à plusieurs reprises afin d'économiser sur les ressources; en réalité, cela mène au chaos pour savoir quelle est la dernière version. En conséquence, les anciennes versions se font utiliser, et les nouvelles versions se perdent dans la masse. L’efficacité de la gestion des workflows est garantie - grâce à une gestion de version intelligente, personne ne travaille avec une version obsolète.

  • Vue d’ensemble : Lorsque l'on travaille sur différents projets à la fois, il peut être difficile de garder une trace de ce qui se passe et où cela se passe. Avec un outil de gestion de workflow, l'information est pertinente et est clairement affichée sur le tableau de bord, si toutes les tâches et les statuts du projet sont clairement visibles.