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Lancer votre solution de DAM et votre module de gestion de projet

Lancer votre solution de DAM et votre module de gestion de projet

La gestion des données numériques pour les nuls - chapitre 4

Dans ce chapitre
  1. Lancer votre projet DAM
  2. Gérer les rôles et responsabilités
  3. Module de gestion de projets créatifs

Après avoir choisi un DAM qui répond aux besoins de votre entreprise, vous devez en planifier la mise en œuvre. À cet égard, vous devez convaincre tout le monde dans votre entreprise que la solution DAM apportera une excellente valeur ajoutée et qu'elle leur fera gagner du temps grâce à l'efficacité des flux de travail.

Ce chapitre se penche sur la planification préalable au lance- ment d'un DAM dans votre organisation et sur la formation requise pour encourager son adoption.

Planification stratégique de votre projet DAM

La création d'un calendrier de lancement est la première étape d'implémentation d'un DAM. De façon générale, votre plan doit comprendre les dates pour les quatre phases :

  • Planification : la phase de planification sert à détermi- ner les objectifs à atteindre et les dates associées.
  • Implémentation : l'implémentation implique la mise en service du DAM.
  • Formation : il s'agit d'expliquer aux personnes concer- nées comment se connecter au système et l'utiliser.
  • Lancement : vous annoncez officiellement que le sys- tème est opérationnel et peut être utilisé.
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Ces phases planifiées donnent aux équipes internes impli- quées la possibilité de visualiser le déploiement initial du projet DAM. Les membres de l’équipe peuvent aussi s’exprimer sur des questions de délai pour faciliter l’adoption. Ensuite, les activités suivantes doivent être prises en compte, tout comme la façon dont elles s’inscrivent dans votre plan global :

  • Établir des priorités
  • Identifier les défenseurs et les parties prenantes de la solution DAM
  • Comprendre votre client interne
  • Image de marque de votre solution DAM
  • Verrouiller vos métadonnées
  • Éduquer et former l'équipe
  • Poursuivre sur la lancée
  • Évaluer les points forts et les points faibles

Chaque question est analysée de manière un peu plus appro- fondie dans chacune des sections qui suivent. Soyez prêt à faire preuve de souplesse, surtout si vous adoptez une démarche agile de gestion de projet.

Établir des priorités

Pour créer un système efficace, vous devez connaître vos principes directeurs. Lors de cette étape, vous définissez votre mission et la finalité de votre système DAM. Vos objectifs doivent correspondre à ceux de l'entreprise pour que votre DAM génère une valeur continue pour l'organisation.

Identifier les défenseurs et les parties prenantes

Ensuite, vous devez identifier les principales parties pre- nantes. Elles doivent participer dès la phase stratégique du programme pour exploiter leurs réflexions et encourager leur adoption. Vous devez aussi déterminer les défenseurs internes qui soutiendront vos efforts et élargiront votre com- préhension et votre utilisation du système. Ces défenseurs internes peuvent venir de services divers et variés.

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Comprendre votre client interne

Pour garantir l'utilisation du système, vous devez clairement identifier le client interne. Vos défenseurs vous fourniront des informations pertinentes, mais qu'en est-il de votre utili- sateur moyen ? Comprenez-vous ses besoins ? Vous ne devez pas sauter cette étape si vous voulez que les salariés de votre organisation et des agences externes aient envie d'utili- ser et utilisent effectivement le système.

Image de marque de votre solution DAM

Quand vous lancerez votre DAM pour la première fois, cer- tains utilisateurs hésiteront à l'utiliser immédiatement. Si vous créez un portail aux couleurs de votre marque, le DAM leur semblera familier. Ils reconnaîtront les éléments de la marque, les polices et les couleurs et auront moins peur de l'essayer.


Votre solution DAM doit être facilement reconnaissable, comme le logo de Coca-Cola ou celui de Nike. Les gens aiment être impressionnés quand ils utilisent des applications et des sites Internet. Ne l'oubliez pas quand vous ajouterez votre touche personnalisée. La conception joue un rôle important dans l'expérience utilisateur. Donnez à vos utilisateurs l'occa- sion de " dévorer des yeux " avant de consommer ou de télé- charger des ressources. La figure 4-1 présente la conception élégante d'un portail DAM d'une marque de mode.

Le portail peut avoir exactement la même apparence que votre site Internet, ce qui peut faciliter l'adoption. De nom- breuses entreprises vont même plus loin en baptisant leur portail avec un nom complètement personnalisé.

Verrouiller vos métadonnées

Le développement de métadonnées utiles est la clé du succès d'un DAM. Accordez une attention particulière à cette ques- tion et utilisez vos tags de manière logique. Reportez-vous au chapitre 2 pour en savoir plus sur les métadonnées.

Éduquer et former

Il est essentiel de former efficacement le personnel et de l'éduquer pour qu'il adopte le DAM. Il est important de plani- fier la formation de vos utilisateurs avant de lancer votre DAM. Pour en savoir plus à ce sujet, reportez-vous à la rubrique intitulée " Former votre équipe à la solution DAM " plus loin dans ce chapitre.

Poursuivre sur la lancée

Si votre DAM rencontre un certain succès initial, vous pouvez poursuivre sur votre lancée et inciter les utilisateurs à utiliser la solution. Déterminez les fonctionnalités qui marchent bien et présentez-les aux salariés. La réussite engendre la réussite.

Évaluer les points forts et les points faibles

Votre travail ne s'arrête pas au lancement du système. Vous devez déterminer les points forts et les domaines d'améliora- tion. Si votre DAM dispose de fonctionnalités d'analyse inté- grées, vous pouvez voir l'utilisation que les salariés font du système. Vous pourriez même créer des indicateurs clés de performance (KPI) qui pourraient vous permettre d'évaluer directement le niveau d'adoption et d'utilisation. Le cha- pitre 6 aborde la question des KPI plus en détail.

Ne vous reposez pas uniquement sur l'analyse. Interrogez vos équipes et demandez-leur des retours d'information.

Ceci est un extrait de notre guide "la gestion des ressources numériques pour les nuls". Vous pouvez dès à présent tester le Digital Asset Management, il vous suffit de cliquer sur la bannière ci-dessous pour démarrer votre essai gratuit de 14 jours.

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