Dans ce chapitre
  1. Reconnaître facilement le vocabulaire du DAM
  2. Comprendre la taxonomie et les métadonnées
  3. Trouver des ressources grâce à la taxonomie
  4. Explorer l’intelligence artificielle

Vous est-il déjà arrivé de chercher une image, un fichier sur votre ordinateur, dans vos mails, Dropbox ou Google drive, en vain ? Ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas le seul. Vous savez qu’il est quelque part. Il vous est juste impossible de vous rappeler où vous l’avez mis ni comment vous l’avez nommé. Ce fameux fichier dont vous avez absolu- ment besoin maintenant est sûrement entre les mains de votre collègue, en vacances ou absent aujourd’hui. Et donc ce fichier va devenir votre pire cauchemar, vous allez perdre un temps fou à le chercher, pour au final, en créer un autre, au détriment de votre productivité.

Trouver facilement vos ressources numériques dépend du système que vous allez utiliser. Vous rencontrez des difficul- tés à retrouver des fichiers au sein de votre entreprise ? Un système de digital asset management pourrait être la solu- tion pour rechercher vos médias stockés sur votre ordina- teur en tout simplicité.

Dans ce chapitre, nous allons étudier les systèmes de Digital Asset Management (DAM), créés pour vous simplifier la vie et vous aider à trouver ce que vous cherchez, ainsi que les termes techniques associés au DAM.

Le langage DAM simplifié

Il est très probable que vous ne connaissez pas la terminolo- gie employée pour la gestion des contenus numériques et des solutions DAM. Comme dans tout domaine, il existe un voca- bulaire bien spécifique à connaître.

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La bonne nouvelle, c’est que ces termes sous-tendent des concepts faciles à reconnaître. L’adoption de ce jargon est donc aisée. Nous allons maintenant vous expliquer le terme « ressources numériques ».

Analyse de la terminologie du DAM

Les ressources numériques sont des fichiers qui ont une valeur intrinsèque pour une entreprise ou des personnes. Il peut s'agir d'images, de vidéos, de graphiques, de logos de marque, de documents de présentation, etc. Pour qu'ils soient à la dis- position des utilisateurs de la solution DAM, ils doivent être organisés, tagués avec des métadonnées et faciles à trouver. Le succès serait impossible à atteindre dans cet environne- ment toujours connecté si une organisation ne pouvait pas extraire rapidement et efficacement des ressources numé- riques spécifiques.

En soi, une solution DAM vous permet de créer, de trouver et d'utiliser un contenu quand vous en avez besoin.

Gros plan sur la structure du DAM

Pour comprendre parfaitement le jargon du DAM, vous devez connaître les deux termes suivants, car ils sont essentiels pour structurer vos ressources numériques.

  • Taxonomie : une taxonomie est un système de classifica- tion qui vous aide à organiser vos médias par catégories. De manière générale, elle vous permet de retrouver plus facilement vos fichiers en établissant une struc- ture. Une bonne taxonomie utilise un langage adapté à votre entreprise et facilite ainsi la compréhension des relations entre les attributs. Elle est la colonne vertébrale de votre DAM. C'est pour- quoi il est important de ne pas la négliger lorsque vous créez votre système. Imaginez-la comme la pierre angu- laire de votre DAM.
  • Métadonnées : il agit d'un autre terme technique obscur, de données qui se rapportent à vos données. Mais en fait, ce concept est très simple. Les métadon- nées vous aident à décrire un fichier.
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Ainsi, quand vous développez une solution DAM, il vous faut une structure pour organiser votre système (taxonomie) et des données pour décrire vos ressources (métadonnées) pour qu’elles soient faciles à trouver.

Création d’une taxonomie

Pour créer une taxonomie efficace, vous devez vous poser les questions suivantes avec vos parties prenantes pour lan- cer une conversation relative à la structure de votre solution DAM. En principe, cette conversation sur la taxonomie a commencé pendant la phase de découverte pendant laquelle vous avez évalué les pratiques actuelles de l'entreprise et les points faibles pouvant être résolus avec une solution DAM.

  • Quelle est la portée de votre solution DAM ? Réfléchissez à vos besoins actuels et futurs. Votre entreprise prévoit-elle de se développer ou d'acquérir d'autres ressources ? Demandez-vous si vous connaissez l'éten- due de toutes les ressources numériques de votre orga- nisation. À qui appartiennent-elles ? À quoi
    servent-elles et à quel moment ?

  • Quels types de ressources numériques votre organisation utilise-t-elle ? Il peut être utile d'obtenir des exemples de ressources à stocker dans votre solution DAM, puis de faire un exercice où vous les décrivez pour réfléchir aux catégories et aux mots-clés descriptifs qui peuvent avoir du sens dans votre taxonomie.

  • Quelle méthode utilisent actuellement les services de votre organisation pour trouver les ressources numé- riques ? Cette question est essentielle. En effet, pour assurer le succès d'un système, vous devez savoir ce qui fonctionne actuellement et ce qui doit être amélioré. Devez-vous sans cesse demander aux autres où trouver le dossier de conception le plus récent ?

  • Comment aimeriez-vous trouver ces ressources ? Cette question vous donne une idée du système idéal et vous aide à déterminer les tâches à accomplir.

  • Avez-vous déjà établi une convention d'appellation des fichiers ? Une convention d'appellation peut per- mettre de contextualiser davantage vos ressources numériques, en précisant le nom de l'auteur ou même les catégories ou produits auxquels ils se rapportent. Si de telles règles sont en place, des informations à utiliser dans vos métadonnées sont-elles incluses ? Par exemple, un nom de fichier 2018-printemps-bynder-001.jpg peut déjà donner quelques champs de métadonnées utiles, comme l'année, la saison, l'entreprise, le numéro de plan et le type de fichier. La figure 2-1 présente une ressource numérique avec des métadonnées à droite.

Ceci est un extrait de notre guide "la gestion des ressources numériques pour les nuls". Vous pouvez dès à présent tester le Digital Asset Management, il vous suffit de cliquer sur la bannière ci-dessous pour démarrer votre essai gratuit de 14 jours.

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