Digital Asset Management vs. Dropbox & WeTransfer

Digital Asset Management vs. Dropbox & WeTransfer

Digital Asset Management vs. Dropbox & WeTransfer

Certaines des situations suivantes vous semblent-elles familières?

  • Vous êtes à la recherche de la nouvelle version du logo de l'entreprise en qualité imprimable, mais vous ne savez pas par où commencer la recherche…
  • L'échange des images plus récentes de produits en format TIFF avec l'agence de design est un gros problème logistique pour vous ...
  • Vous souhaitez utiliser un modèle PowerPoint pour une présentation, qui est enregistré sur le disque dur de votre collègue, qui est en ce moment en vacances...

Les problèmes mentionnés ci-dessus ne sont que trois des nombreux problèmes face auxquels les employés des départements marketing et de communication sont confrontés au quotidien. Souvent, les fichiers, tels que des logos, des brochures, des modèles, etc. sont répartis sur différents ordinateurs locaux. C’est toujours un grand effort administratif et chronophage de les réunir, par exemple pour la création d'une présentation pour le lancement d'un nouveau produit sur le marché.

De nombreuses entreprises ont déjà reconnu ce problème. Par conséquent, les outils basés sur le Web, tels que Dropbox et WeTransfer sont actuellement en plein essor. Avec WeTransfer, par exemple, il est très facile d'envoyer des fichiers qui sont trop volumineux pour être envoyés par e-mail. Dropbox, d’un autre côté, vous donne accès à vos dossiers personnels et à vos fichiers depuis n'importe quel endroit, et à n'importe quel moment.

Bien que ces outils soient largement utilisés, l'utilisation à des fins professionnelles est à analyser:

  1. Ces solutions sont dites «autonomes» et certains outils ont seulement une fonction, comme l'enregistrement ou l'envoi de médias. Ils ne combinent pas plusieurs fonctions - ainsi, l'utilisation de multiples solutions est requises.
  2. Les outils ne peuvent pas être intégrés dans vos systèmes existants. Vous ne pourrez pas, par exemple, réduire la taille des fichiers ou modifier les formats directement. Vous devrez encore utiliser d'autres outils, tels que Photoshop, qui ne peuvent y être intégré.
  3. Les fournisseurs de ces outils sont souvent des sociétés américaines, qui ne sont pas soumis aux lois européennes de protection des données. Si vous lisez les termes et conditions de Dropbox de près, vous remarquerez qu'il est difficile de savoir si la propriété des données téléchargées reste de votre propriété.

En ce qui concerne l'utilisation professionnelle, vous avez besoin d'un outil qui construit autour des fichiers numériques et qui couvre toutes les fonctions telles que le stockage, le partage et l'organisation. De plus, le système doit être soumis à la protection européenne des données et doit pouvoir être intégré dans des systèmes existants, tels que Adobe Creative Suite.

De tels systèmes sont appelés «Digital Asset Management» ou dans un sens plus large, "Gestion des Ressources Numériques".

Le nom lui-même peut être expliqué comme ceci: les fichiers sont des "ressources" numériques pour les entreprises. Quel serait votre département marketing sans les dernières images de produits? Où en serait votre société sans logo, et sans consigne sur l'utilisation de ce dernier?

Avec le Digital Asset Management (DAM), vous pouvez facilement être basé sur le web pour gérer, rechercher, télécharger et partager vos fichiers multimédia. Toutes vos images, vos films, votre musique, vos logos, vos présentations et vos fichiers PDF sont stockés sur une seule et même plateforme, accessibles à tous vos collègues, où qu'ils se trouvent. Le principal avantage d'un système de DAM, en comparaison avec Dropbox ou WeTransfer, est que vous pouvez utiliser un outil qui couvre toutes les activités administratives autour des fichiers numériques. Des solutions de DAM assurent les fonctions suivantes d'autres programmes:

  • Recherche "à la Google" (recherche d'images et d'informations sur l'intranet)
  • Serveur local (stocker vos médias dans un endroit central)
  • Adobe Creative Suite (adaptation de la presse directement dans le navigateur Web)
  • Dropbox (stockage basé sur le Web et partage de médias)
  • WeTransfer (distribution et envoi de gros fichiers sur Internet)
  • Jira (coordination et communication avec des organismes et autres départements)

Cependant certaines solutions DAM ont un grand nombre d'autres fonctionnalités utiles pour gagner du temps, tels que des rapports qui permettent d'obtenir un aperçu des fichiers les plus fréquemment téléchargés et des utilisateurs les plus actifs. De cette façon, vous pouvez découvrir les vulnérabilités et pousser l'efficacité et l’amélioration des processus de votre département marketing encore plus loin.

En fait, le Digital Asset Management n’est pas aussi récent qu'on pourrait le penser; un logiciel similaire existe depuis les 20 dernières années. Mais ces banques d'actifs étaient toujours sur place, complexes à utiliser et nécessitaient des investissements élevés. Des solutions de DAM ont souvent été très complexes et peu facile à utiliser en raison de leur nombre de fonctions élevé.

Au cours des dernières années, il y a eu quelques développements : aujourd'hui le Digital Asset Management est également proposé sur le Cloud, à des prix abordables pour de plus petites structures, et est présenté sous la forme d'une solution intuitive et moderne. Le facteur critique de la sécurité est également important, car les médias seront stockés sur des serveurs hautement sécurisés qui sont conçus spécifiquement pour des applications d'entreprises importantes, au sein de l'UE.

Grâce à des fonctions telles que l'application de tags sur les médias, la recherche de texte, l'automatisation des importations de médias, les filtres de recherches intelligentes, etc., il est simple de trouver un fichier en une fraction de seconde. Il est également plus facile de gérer les différentes versions d'un même fichier.

Les systèmes de gestion de marque (BAMS), qui sont une extension de Digital Asset Management, veillent à ce que tous les employés aient un point central au sein duquel se renseigner à propos des lignes directrices de la marque. À côté de l'identité d'entreprise, les BAMS couvrent le spectre complet de la gestion des médias numériques, y compris l'automatisation de la communication et la coordination avec les agences de création. Cela permet aux professionnels du marketing de créer en quelques minutes de nouveaux médias avec le web-to-print.