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Digital Asset Management - permissions, ressources et accès

Digital Asset Management - permissions, ressources et accès

La gestion des ressources numériques pour les nuls - chapitre 3

Dans ce chapitre
  1. Déterminer la valeur de vos ressources
  2. Collaborer avec des membres de votre équipe
  3. Catégoriser les rôles des utilisateurs
  4. Empêcher l’accès et protéger les ressources numériques

Une solution DAM vous permet de déterminer les personnes qui peuvent voir une ressource et ce qu’elles peuvent en faire, ce qui représente un atout majeur. Imaginez le chaos qui s’ensuivrait si tous les utilisateurs du DAM pouvaient accéder à des ressources numériques et les modifier à volonté. Il serait impossible de savoir quelle est la version actuelle et des fichiers importants pourraient être perdus, mal étiquetés, supprimés ou même volés. Vous pourriez aussi avoir plus de 20 versions pour un sel et et même fichier. Les permissions donnent une structure à votre solution DAM et vous permettent d’attribuer des rôles et niveaux d’accès différents à vos précieuses ressources.

Ce chapitre aborde le rôle que jouent les permissions dans le développement d’une solution DAM fonctionnelle et la façon dont vous pouvez protéger et stocker vos documents numériques.

Évaluation de vos ressources

Pour comprendre les types de rôles et permissions néces- saires à votre solution DAM, commencez par examiner vos ressources actuelles. Vous devez tenir compte de l'ensemble de l'écosystème des ressources numériques de votre organi- sation, pour au final, définir ce qui constitue une ressource numérique de qualité et si elle doit être intégrée dans la solution DAM.

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Les ressources numériques d'une organisation lui appar- tiennent. Au moment de commencer ce type d'évaluation, il sera difficile de savoir où se trouvent vos ressources et qui en est responsable. U Une fois cette tâche effectuée, vous devez convaincre vos équipes de l'importance d'un DAM, censé être le lieu le plus sécurisé pour stocker toute la propriété intellectuelle de votre entreprise.

Voici quelques éléments qui vont vous permettre d’effectuer une première évaluation de vos ressources actuelles :

  • Impliquez les experts du domaine. Trouvez les personnes de votre organisation qui savent où se trouvent les ressources, qui en sont les gardiens et qui savent comment elles sont utilisées.

  • Hiérarchisez vos ressources numériques. Déterminez les médias les plus essentiels et concentrez-vous dessus. Découvrez quelles ressources sont les plus largement utilisées et qui bénéficierait le plus de leur stockage dans un dépôt central.
  • Établissez le champ d'application. De combien de res- sources parle-t-on et de quel type. Examinez les ser- veurs internes, le stockage cloud et les autres systèmes utilisés au sein de votre entreprise.

  • Identifiez la taille des ressources. Déterminez la taille moyenne des fichiers et les services dont les fichiers sont les plus volumineux. Vous pourrez ainsi estimer la quantité d'espace de stockage dont vous aurez besoin pour lancer une solution DAM. En principe, vous choi- sissez aussi un fournisseur capable de réagir immédiate- ment si vos besoins en stockage changent.

Les sections suivantes vous permettront de comprendre les règles d'accès à vos ressources numériques en vous posant certaines questions importantes. Vous comprendrez aussi comment vous servir du Modèle de maturité du DAM dans vos recherches.

Questions à poser

La qualité de vos permissions détermine la facilité d'accès aux ressources dont vos utilisateurs ont besoin. En répondant à une série de questions, vous pourrez formuler votre straté- gie de permissions. En voici quelques-unes à considérer :

  • Existe-t-il des ressources que certains utilisateurs ne devraient pas voir ? Il peut s'agir aussi bien de logos archivés que de documents juridiques qui ne devraient pas être partagés.

  • Existe-t-il des ressources dont l'activité doit être sur- veillée pour en garantir le bon usage ? Ces ressources peuvent comprendre des photographies dont la licence d'exploitation se limite à une durée spécifique ou bien des ressources interdites d'utilisation avant une cer- taine date (par exemple des photographies ou des infor- mations de communiqué de presse pour un nouveau produit qui sort le mois suivant).
  • Existe-t-il des ressources mal utilisées ? Il vous faut un moyen de communiquer le bon usage des ressources. L'intégration de ces informations dans les métadon- nées est une bonne idée.

  • Existe-t-il une personne chargée de surveiller les importations et exportations ? Dans le processus de mise en œuvre des solutions DAM, il arrive souvent que cette idée ne vienne qu'après coup, mais il est important qu'un administrateur dédié surveille active- ment le bon état du système et sa bonne utilisation. Cet administrateur dédié peut aussi surveiller les télé- chargements descendants et montants.
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Mesurer la maturité de la solution DAM

Pendant l'évaluation de vos ressources, vous pourriez vous pencher sur le Modèle de maturité du DAM développé par DAM Foundation, le Real Story Group et les Optimity Advi- sors (http://dammaturitymodel.org/). Ce modèle a été conçu pour aider les entreprises à déterminer la capacité de leur organisation à gérer leurs ressources. Ce modèle com- porte 15 dimensions organisées en quatre catégories : res- sources humaines, informations, systèmes et processus. La procédure se déroule en deux phases :

  • Créer une liste de toutes les personnes clés de l'organisation qui prônerait une solution DAM.
  • Transmettre un questionnaire détaillé à chacune d'entre elles pour répondre aux besoins actuels et aux plans futurs.

Une fois l'exercice terminé, l'organisation sera en mesure de s'évaluer par rapport aux cinq niveaux de maturité : inexistant, initial, formateur, opérationnel et optimal.

Selon les créateurs de ce modèle, votre niveau de maturité actuel a moins d'importance que l'identifi- cation des points faibles de votre organisation et que la création d'un plan de redressement.

Pour comprendre comment fonctionne le classement, voici une explication de chaque niveau par rapport à l'utilisation des ressources :

  • Inexistant : mal organisé, sans politique ni stratégie d'organisation
  • Initial : dépôts et politiques communs
  • Formateur : organisation et politique centralisées
  • Opérationnel : tous les nouveaux types de dépôts et de ressources sont enregistrés avec des normes et des pratiques définies pour une gestion officielle des ressources
  • Optimal : les ressources sont préparées, leur utilisation et leur réutilisation sont autorisées à travers de multi- ples canaux, et l'organisation comprend la création en fonction d'intentions multiples

Comme vous pouvez le voir, ce modèle est détaillé et com- plexe. Il peut vous aider à déterminer le niveau de maturité de votre organisation.

Ceci est un extrait de notre guide "la gestion des ressources numériques pour les nuls". Vous pouvez dès à présent tester le Digital Asset Management, il vous suffit de cliquer sur la bannière ci-dessous pour démarrer votre essai gratuit de 14 jours.

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