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Was ist Workflow Management?

Written by Lidia Lüttin | 12 Juni 2014

Was ist ein Workflow?

Workflow ist ein anderes Wort für "Prozess". Workflow Management bezeichnet das Managen dieses Prozesses unter Nutzung der Unternehmensressourcen. Marketing und Brand Manager haben meist mit Medienerstellungsworkflows zu tun, die die Produktion oder Anpassung von neuen digitalen Medien, die Erstellung neuer Inhalte oder die Übersetzung von bereits bestehenden Texten betreffen.

Was ist ein Workflow Management Tool?

Workflow Management Software wie Bynder bieten eine zentrale Plattform, wo der gesamte Medienaustausch, Proofing wie Sichtung und Genehmigung, sowie die gesamte Kommunikation mit allen internen und externe Beteiligten, wie Agenturen, stattfindet. Der exakte Prozess eines jeden Projekts kann in einem solchen Tool genau abgebildet werden. Automatisierte Erinnerungen und die Möglichkeit Deadlines zu setzen und Aufgaben zuzuweisen vereinfachen den ganzen Prozess und helfen dezentralisierten Teams effizienter zusammenzuarbeiten. 

Warum brauchen Sie ein Workflow Management Tool?

Im Alltag von Marketing und Brand Managern laufen Medienerstellungs-Workflows leider nicht immer gradlinig ab. Die Markteinführung von neuen Kampagnen verzögert sich oft aufgrund von unnötig wiederholten Aufgaben und das Warten auf Feedback von Kollegen. Richtig geplante Workflows helfen Ihnen in folgender Weise:

Automation: Die selben Prozesse immer und immer wieder von Neuem zu starten ist zeitintensiv und unpraktisch. Mit einem professionellen Workflow Management Tool können solche Prozesse automatisiert werden und innerhalb von Sekunden initiert werden. 

Zusammenarbeit: Kollaboration mit Externen kann den Produktionsprozess und die Time2Market Ihrer Kampagnen stark verzögern, da Dateien ständig ausgetauscht werden müssen und von verschiedenen involvierten Personen genehmigt werden müssen. In einem Workflow Management Tool können diese parallel laufenden Schritte gleichzeitig ausgeführt werden und von einem zentralen Ort aus gesteuert werden. 

Kommunikation: Sicherzustellen, dass jeder die letzten Anweisungen beachtet und auch ausführt ist nicht immer einfach. In einem Workflow Management Tool können Sie Notizen, Anmerkungen und Kommentare direkt auf den Entwürfen hinterlassen. So stellen Sie sicher, dass jeder Beteiligte auf dem aktuellen Stand ist. 

Distribution: Große Medien an Andere zu senden ist zeitraubend und kann je nach Methode anstrengend sein. Mit einem Workflow Management Tool ist es möglich auch sehr große Dateien Jedem direkt zu Verfügung zu stellen, ohne dabei umständliche und unsichere Methoden wie E-Mail und FTP zu verwenden. 

Duplizieren: Das die selbe Datei mehrmals überarbeitet wird ist normal. In der Realität passiert es leider oft, dass ein Versionschaos herrscht und versehentlich mit alten Versionen gearbeitet wird. Mit Workflow Management kann dies verhindert werden, da durch intelligentes Versionsmanagement sichergestellt wird, dass niemand an veralteten Versionen arbeitet. 

Übersicht: Wenn Sie an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeiten, kann es schwer sein den Überblick zu behalten. In einem Workflow Management Tool werden alle relevanten Informationen übersichtlich auf Dashboards bereitgestellt, sodass man auf einen Blick alle seine Aufgaben und den Status aller Projekte sieht. 

Erfahren Sie hier wie Sie kreative Workflows abbilden und definieren um die Effizienz und Time2Market von neuen Kampagnen zu steigern.