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Sicherheit in der Unternehmens-Cloud und beim Filesharing

Written by Jack Saville | 23 Mai 2017
Dieser Artikel behandelt die Vorteile und Kosten der Unternehmens-Cloud und des sicheren Filesharings.

 

Inhalt

  1. Warum benötigen Unternehmen Cloud-Speicher?
  2. Was ist ein Cloud-Speicher für Unternehmen?
  3. Was gab es vor Cloud-Speichern für Unternehmen?
  4. Die Vorteile von Cloud-Speichern für Unternehmen
  5. Die Kosten von Cloud-Speichern für Unternehmen
  6. Was ist sicheres Filesharing?
  7. Die Vorteile sicherer Filesharing Lösungen
  8. Die Kosten sicheren Filesharings

Warum benötigen Unternehmen Cloud-Speicher?

Unternehmen sind auf Informationen aufgebaut. Digitale Dateien können diese Informationen formatieren und speichern. Wenn Unternehmen wachsen, werden Informationen noch dringender benötigt, damit das Unternehmen funktioniert. Doch genauso wichtig ist, sicherzustellen, dass diese Informationen sicher gespeichert und bei Bedarf schnell und im richtigen Format verfügbar sind - und das überall auf der Welt.

Durch die Nutzung cloud-basierter Speicher können wichtige Dateien sicher in der Cloud gespeichert werden. Diese Art von Speicher bietet viele Vorteile. Dateien müssen nicht auf Servern in ihren Geschäftsräumen gespeichert werden und Dateien sind leichter auffindbar und verfügbar. Die Einfachheit, mit welcher cloud-basierte Dateien gefunden und heruntergeladen werden können, hat Edrington, dem international bekannten Unternehmen für Premium-Spirituosen, dazu verholfen, ihre Mitarbeiterproduktivität um 30% zu verbessern. Mehr über die Vorteile von Cloud-Speichern für Unternehmen erfahren Sie hier.


Was ist ein Cloud-Speicher für Unternehmen?

Anstatt auf Ihrem lokalen Computer oder einem internen Intranet werden Ihre digitalen Dateien auf Servern in Server Clustern, die auf der ganzen Welt verteilt sind, gespeichert. Um auf Ihre Dateien zuzugreifen, müssen Sie sich nur via eines Login Bildschirms bei Ihrem Cloud-Anbieter einloggen. Da Ihre Dateien nicht länger lokal auf Ihrem Computer gespeichert werden, können Sie diese grundsätzlich von überall auf der ganzen Welt aus aufrufen. Die einzige Voraussetzung ist eine funktionierende Internetverbindung. Funktioniert Ihr Laptop nicht? Kein Problem - nutzen Sie einfach ein anderes Endgerät. Mit diesem vereinfachten Zugang können Mitarbeiter des international führenden Agrarunternehmens Syngenta tagtäglich von 78 verschiedenen Ländern aus auf ihre digitalen Dateien zugreifen.


Was gab es vor Cloud-Speicher für Unternehmen?

Unternehmen mussten schon immer wichtige und vertrauliche Informationen speichern. In der Vergangenheit gab es viele Wege dies zu tun. Bevor moderne Technologie ihren Einzug hatte, wurden Daten in Aktenschränken und komplexen Archivierungssystemen abgelegt. Und lange Zeit war dies ein wichtiger Teil eines jeden Unternehmens.

Als sich neue Technologien verbreiteten, änderten sich die Dinge. Dateien wurden digitalisiert und auf internen Unternehmens-Intranets gespeichert. Dies bedeutete, dass Unternehmen jede Datei, die sie benötigten, finden und nutzen konnten, ohne schlecht organisierte Aktenablagen durchforsten zu müssen.

Als das Internet die Unternehmenswelt eroberte, mussten sich die Lösungen zur Speicherung von Dateien ändern. Bald beschwerten Mitarbeiter sich darüber, dass sie nicht auf ihre Dateien zugreifen konnten, wenn sie von zu Hause arbeiteten oder auf einer Geschäftsreise waren. Zudem waren die Intranets der Unternehmen meist durcheinander und unorganisiert, sodass es zunehmend schwieriger wurde, eine Datei zu finden.

Die Unternehmens-Cloud war die Lösung hierfür.


Die Vorteile von Cloud-Speichern für Unternehmen

Greifen Sie von überall auf Ihre Dateien zu

Mit einem cloud-basierten Unternehmen-Speicher können Mitarbeiter eine spezifische Datei von überall auf der Welt aus finden. Da der Speicher cloud-basiert ist, wird nur ein Internetzugang, ein Benutzername und ein Passwort (und weitere Sicherheitsmaßnahmen, um die Identität und den menschlichen Status des Nutzers zu prüfen) benötigt. Einige Anbieter von Cloud-Speichern für Unternehmen stellen auch eine App zur Verfügung, um den Zugang zu digitalen Dateien zu erleichtern.

Finden Sie Dateien schneller: Tags vs. Ordner

Eine bessere Organisation von Dateien ist ein wesentlicher Vorteil von Cloud-Speichern für Unternehmen. Bynders Lösung nutzt beispielsweise Filter, die anstelle von Ordnern auf Tags basieren. Das heißt, dass Dateien anhand ihrer Eigenschaften gefunden werden können und nicht anhand des Ordners, welchen derjenige, der die Datei hochgeladen hat, am passendsten fand. Welchen Mehrwert schafft eine auf Filtern und Tags basierende Navigation im Cloud-Speicher? Mehr Zeit, sich auf die Arbeit zu fokussieren. Die DPDgroup, ein internationales Netzwerk von Paketzustellern, verzeichnet nun 75% weniger Aufwand beim Auffinden einer Datei.

Verwenden Sie automatische Tags

Bestimmte Cloud-Speicher, wie Amazon Web Services, können Ihre Dateien automatisch verschlagworten, um diese leichter auffindbar zu machen. Mithilfe künstlicher Intelligenz werden die Inhalte von Dateien gescannt und eine Liste von Merkmalen erstellt, die dazu verwendet werden, der Datei Tags zuzuordnen. Wenn Sie beispielsweise ein Bild von einer Person am Strand hochladen, kann die Technologie dieses Foto scannen und automatisch ein [Strand] Tag zu der Datei hinzufügen. Wenn Benutzer dann nach dem Begriff „Strand” suchen, wird dieses Foto angezeigt. Dadurch muss nicht jede Datei individuell beurteilt und manuell mit Tags versehen werden.

Speichern Sie Ihre Dateien sicher

Cloud-Speicher sind nur so gut wie ihre Sicherheit. Mangelnde Sicherheit ist zweifellos Teil eines jeden Arguments gegen Cloud-Speicher. Doch mit der richtigen Plattform wird dieses Argument zunichte gemacht. Es ist wichtig, die Sicherheitsbedingungen des Anbieters und des Cloud-Servers, auf welchem die Plattform gehostet wird, zu prüfen.
Um zu verstehen, wie Bynder mit Sicherheit umgeht, klicken Sie hier.

Sparen Sie Geld

Cloud-Speicher zu nutzen ist preiswerter, als Dateien vor Ort zu speichern. Wenn Dateien in der Cloud gespeichert werden, müssen Sie kein Geld dafür aufbringen, Server zu kaufen und Räumlichkeiten zu mieten. In der Regel gibt es nur eine Hosting-Gebühr, die in der Lizenzgebühr enthalten ist.

Profitieren Sie von schnelleren Ladezeiten

Ein weiteres Argument von Gegnern der Cloud ist die Bereitstellung von Inhalten. Mit den richtigen Partnern und Anbietern stellt dies jedoch auch kein Problem dar. Alle seriösen Cloud-Server haben ein fähiges Content Delivery Network, um sicherzustellen, dass alle Dateien überall auf der Welt so schnell wie möglich geladen werden. Buddha to Buddha konnte seine Webseiten-Ladezeit durch die Verwendung von Bynders CDN und Amazon Webservices um 200% verbessern.

Die Kosten von Cloud-Speichern für Unternehmen

Die Kosten hängen in der Regel von den folgenden Faktoren ab:

  • Die Anzahl an Dateien, die Sie herunterladen
  • Der Speicherplatz, welchen Sie nutzen
  • Die Anzahl Ihrer Benutzer
  • Die Anzahl an Integrationen, welche Sie benötigen, um Ihren Speicher bestmöglich zu nutzen. In unserem Marketplace sehen Sie, welche Integrationen viele Unternehmen, die einen Cloud-Speicher nutzen, wählen.
Alternativ ist es auch möglich, dass Sie unlimitierten Zugang zu allen Funktionen haben und eine monatliche Gebühr zahlen müssen, um auf den Service zuzugreifen.

Eventuell müssen Sie auch für das individuelle Erscheinungsbild Ihres Portals bezahlen, sofern Sie dies insbesondere für Bereiche, welche auch Kunden sehen, möchten. Dies beinhaltet beispielsweise die Einbindung Ihrer individuellen Farben, Hintergrundbilder oder Logos.

Was ist sicheres Filesharing?

Die Informationen, auf welchen Unternehmen gebaut sind, sind nur wertvoll, wenn diese einfach und sicher mit anderen Personen geteilt werden können.

Hier ist sicheres Filesharing ausschlaggebend.

Die Vorteile sicherer Filesharing Lösungen

Lassen Sie niemanden Ihre Dateien abfangen

Die Verwendung einer sicheren Filesharing Lösung stellt sicher, dass die Dateien, die Sie teilen, nicht abgefangen werden. Wenn vertrauliche Daten bei der Übertragung abgefangen werden, kann das katastrophale Folgen für Ihr Unternehmen haben. John Kraal, Chief Information Security Officer bei Bynder, erklärt, was ein Hacker mit gestohlen Daten anstellen könnte:

Das Abfangen von Daten aus Systemen geschieht in der Regel aus einem dieser drei Gründe: um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, um damit anzugeben oder aus reinem Idealismus. Egal aus welchem Grund, die Person handelt, sie schadet immer dem Unternehmen und deshalb müssen solche Angriffe verhindert werden.

Teilen Sie große Dateien mit Personen, unabhängig davon, wo sich diese befinden

Mit einer sicheren Filesharing Lösung können Sie große Dateien mit Personen auf der ganzen Welt teilen. Verabschieden Sie sich also von den Vorkommnissen, externe Festplatten oder USB Sticks im Unternehmen kursieren zu lassen, oder sich über Größenbeschränkungen von E-Mail Anhängen zu ärgern.

Behalten Sie die Kontrolle über die Versionen Ihrer Dateien

Bynders sicheres Filesharing gibt Ihnen Kontrolle über Ihre Dateien, auch nachdem Sie diese geteilt haben. Wenn Sie eine Datei wie Ihr Logo geteilt haben und dieses aktualisiert oder verändert wird, verwendet eine Person, der sie das Logo geschickt haben möglicherweise weiterhin die alte Version des Logos. Wenn Sie sicheres Filesharing mit der Kontrolle über Versionen verbinden, können Sie die alte Version des Logos austauschen und dies alle Benutzer wissen lassen. Dies stellt sicher, dass die Personen, mit welchen Sie das alte Logo geteilt haben, die neue, richtige Version des Logos verwenden. Durch die Verwendung einer DAM Lösung konnte das Kreativunternehmen StoryTiles seine Markenkonsistenz um 20% steigern.

Die Kosten von Filesharing

Wie bei Cloud-Speicher Lösungen gibt es auch beim Filesharing unterschiedliche Preismodelle. Meist sind die Kosten abhängig von der Anzahl an Datentransfers sowie der Größe der Dateien.
Um sicherzustellen, dass der bezahlte Betrag nicht verschwendet wird, ist es wichtig, Benutzern beizubringen, wie sie die Filesharing Lösung verwenden können. Es ist hilfreich, eine Knowledge Base zu erstellen, auf die alle Benutzer zurückgreifen können, wenn sie Fragen haben. Darüber hinaus ist es wichtig, Accounts für neue Mitarbeiter anzulegen und ihnen so schnell wie möglich zu zeigen, wie sie diesen verwenden können. Auf diese Weise vermeiden Sie schlechte Filesharing Methoden, die sie möglicherweise in vorhergehenden Positionen gelernt haben.

Auch wenn es wichtig ist, die Kosten für sicheres Filesharing zu betrachten, ist es ebenso wichtig, diese gegen die möglichen Vorteile für Ihr Unternehmen abzuwägen. explain-it, ein Produzent hochwertiger Erklärvideos und Video Based Trainings, hat seine Produktivität nach der Implementierung um 34% gesteigert. Ein DAM System hat auch Amvest, der führenden Organisation für Fonds- und Immobilienmanagement in den Niederlanden, dazu verholfen seine innerbetriebliche Effizienz um 65% zu steigern.