In meinem letzten Blogpost habe ich beschrieben, was Workflow Management ist und welchen Zweck Workflow Management Systeme für Marketing und Brand Manager erfüllen.

In diesem Blogpost geht es darum, wie Sie das Thema Workflow Management am Besten angehen. Wenn Sie noch ganz am Anfang stehen und gerade darüber nachdenken ein Workflow Management / Online Proofing System einzuführen oder gerade mit der Implementation beschäftigt sind, sollten Sie sich genug Zeit nehmen Ihre Medienerstellungsprozesse aufzunehmen und diese im System abbzubilden. Dabei geht es nicht nur um eine exakte Abbildung des Workflows, sondern die Gelegenheit sollte auch dazu genutzt werden den Prozess zu verbessern und die Effizienz der Zusammenarbeit  zwischen den beteiligten Personen zu erhöhen. 

Bilden Sie den Medienerstellungsprozess von Anfang bis zum Ende ab. An einem kreativen Workflow sind viele Personen aus unterschiedlichen Abteilungen (z.B. Brand Management, Design, E-Commerce) beteiligt, die oftmals nicht viel über die Aufgaben und Tätigkeiten des Anderen wissen. Der Alltag dieser Personen ist oftmals von Frustration, unnötig wiederholten Arbeitsschritten und endloses Warten auf Feedback geprägt. Wenn dann noch Externe im Spiel sind, wie Agenturen oder Freelancer, wird die ganze Sache noch komplexer. Das Hauptziel der Einführung eines Workflow Management Systems sollte es sein, mittels Effizienzsteigerung die Time-to-Market von Kampagnen und den neuen Marketing Materialen zu reduzieren, was wiederum zur Reduzierung der Kosten führt und zu mehr Produktivität in Ihren Marketing Abteilungen. 

Finden Sie heraus wo die Engpässe liegen und vergleichen Sie den Ist-Prozess mit dem Soll-Prozess:

1) Ist-Prozess dokumentieren

Aus Erfahrung wissen wir, dass am Anfang einer Prozessdokumentation meist ein großes Chaos steht. Bei vielen Beteiligten, unzähligen Teilaufgaben und Kommunikationswegen kann es sehr zeitintensiv sein sich einen ersten Überblick zu verschaffen. Oftmals wurde sich nie die Mühe gemacht, die Prozesse zu dokumentieren und es scheint eine fast unmögliche Aufgabe diese in ein System zu übersetzen. 

Wer sind die involvierten Personen? 

Sprechen Sie mit allen Beteiligten (Intern & Extern), damit meine ich mit allen Beteiligten vom Praktikaten bis zur Agentur und den Designern. Stellen Sie allen Beteiligten die folgenden Fragen:

- Welche Rollen werden von der Person im Prozess tatsächlich übernommen?
- Aus welchen Teilaufgaben besteht die Beteiligung am Prozess?
- Mit welchen Personen wird direkt und indirekt kommuniziert?
- Von wem wird Input benötigt, wer erhält den Output?
- Wo liegen Engpässe? An welcher Stelle sieht die Person Verbesserungsbedarf?
- Wie lange dauert die Erledigung der Aufgaben im Schnitt?
- Welche Software/Hilfsmittel wird zur Erfüllung der Tätigkeiten genutzt?

Process timeline as is

2) Soll-Prozess definieren

Sobald Sie mit allen Beteiligten gesprochen haben gilt es das Chaos zu ordnen. 
Beginnen Sie damit die beteiligten Rollen festzulegen, welche Sie im zweiten Schritt (Soll-Prozess) den beteiligten Personen zuweisen. Jede Rolle hat einige vordefinierte Aufgaben zu erledigen. Weisen Sie jeder Rolle Aufgaben zu. Seien Sie dabei so spezifisch wie möglich und verallgemeinern Sie die Tätigkeiten nicht. 

Beispielhafte Rollen und deren Aufgaben:

  • Auftraggeber: Auftrag erteilen, Briefing, benötigte Größe, Menge, Formate definieren usw.
  • Designer: Entwurf erstellen, Entwurf überarbeiten
  • Content Manager: Inhalte bereitstellen, Inhalte überarbeiten
  • Prüfer: Erstellte Medien sichten, Medien freigeben oder abweisen, Entwürfe kommentieren
  • Übersetzer: Freigegebene Inhalte übersetzen
  • Publisher: Inhalte auf Websiten veröffentlichen, finalisierte Medien zur Druckerei senden

Weisen Sie nun die beteiligten Personen den Rollen und Aufgaben zu. Beachten Sie, dass jede Rolle von mehreren Personen ausgeführt werden kann und muss, die jeweils für Teilaufgaben verantwortlich sind. Legen Sie auch für jede Person eine Ersatzperson fest, die die Aufgaben bei Abwesenheit übernehmen kann.

Betrachten Sie nun die Chronologie der Aufgaben, welche Aufgaben müssen als Erstes erfüllt werden, welche können/müssen parallel ausgeführt werden?

Wo haben die Beteiligten Engpässe berichtet? Lassen sich diese durch eine Strukturierung des Prozesses abbilden oder werden weitere Ressourcen benötigt?

Process timeline to be

Dies ist ein beispielhafter Prozess für die Erstellung und Veröffentlichung neuer Inhalte auf der Bynder Website. 

Process timeline example

Zu stressig? Unsere Berater helfen Ihnen dabei Ist und Soll-Prozesse zu definieren, zu verbessern und in Bynder Workflow Management abzubilden