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Guide: Kostenloses Digital Asset Management

Written by Jack Saville | 3 August 2015

Eine kostenlose Digital Asset Management Lösung ermöglicht Unternehmen jeglicher Größe, die Vorteile eines DAM Systems zu realisieren.

Die Vorteile von kostenlosem Digital Asset Management

Neben den allgemeinen Vorteilen eines DAM Systems, wie beispielsweise dem direkten Zugriff auf Ihre digitalen Medien von jedem Ort, oder auch dem schnellen und einfachen Auffinden spezifischer Dateien, bietet Ihnen kostenloses Digital Asset Management noch viele weitere Vorzüge.

Überzeugen Sie Entscheidungsträger einfacher

Aufgrund des simplen Fakts, dass mit einem kostenlosen DAM keine Kosten verbunden sind, existieren keine wirklichen Kehrseiten oder Risiken diese zu implementieren. Dies bedeutet, dass es viel einfacher ist, Entscheidungsträger eines Unternehmens in Ihrer Kaufentscheidung zu überzeugen – und Sie profitieren von einer schnellen und erfolgreichen Implementierung.

Während eine kostenlose Testversion einer Software in der Regel sehr limitierte Funktionen innerhalb eines begrenzten Zeitraums erlaubt, bietet Ihnen ein kostenloses DAM einen besseren Proof of Concept, sodass der Mehrwert des Systems direkt widergespiegelt wird.

„Erst testen, dann kaufen.“

Eine kostenlose DAM Software öffnet Ihnen noch weitere Türen. Finden Sie heraus, ob dieses System tatsächlich zu Ihrem Unternehmen passt, bevor Sie Ihr Geld investieren.
Mit einer gratis Version können Sie das System viel besser kennen lernen und dieses verstehen, als wenn Sie eine Produktdemo oder ein nicht endendes Handout in Anspruch nehmen – obwohl diese als Zusatz sicher auch hilfreich sind.

Passen Sie Ihr DAM Ihren Bedürfnissen an

Sofern Sie feststellen, dass Sie regelmäßig Ihr Limit an Speicherplatz erreichen oder sehr viele Dateien teilen, stellt Ihnen Ihr DAM Anbieter möglicherweise verschiedene Optionen als Lösung Ihrer Probleme bereit, die mit geringen Kosten verbunden sind. Auf diese Weise können Sie mehr mit Ihrem DAM anstellen, ohne dass Sie ein Vermögen für eine Enterprise DAM Lösung aufbringen müssen. Dies bedeutet auch, dass Sie Ihren ROI erhöhen, indem Sie nur für die DAM Leistungen zahlen, die Sie auch tatsächlich benötigen. Und sollte sich die Anzahl der zu speichernden oder teilenden Medien im Rahmen halten, können Sie ganz einfach mit der kostenlosen DAM Variante weiterarbeiten.

Es ist kostenlos!

Es fallen weder einmalige Gebühren für den Setup, noch fortgehende Kosten für die Verwendung der Software an. Die kostenlose DAM Lösung steht Ihnen unmittelbar zum Gebrauch bereit, sodass Sie die vielen Vorzüge direkt genießen können.

Was Sie bei der Implementierung eines kostenlosen Digital Asset Management Systems beachten sollten

Sicherheit

Wenn Sie sich für ein kostenloses DAM entscheiden, sollten Sie unbedingt die Sicherheitsmaßnahmen und –funktionen dessen genauer betrachten. Das Letzte was Sie möchten, ist der Verlust oder Missbrauch Ihrer wertvollen, vertraulichen Medien. Mit einem kostenlosen DAM geht meist der Gedanke einher, dass die Sicherheitsstandards eher einen niedrigen Stellenwert haben. Genau aus diesem Grund sollten Sie sich die neue Software ganz genau anschauen: welche Akkreditierung weist diese auf und decken die Sicherheitsmaßnahmen die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ab? Bynders DAM unterliegt beispielsweise strikten Sicherheitsmaßnahmen und kommt sowohl den Anforderungen von PCI-DSS als auch von ISO27001 nach.

Benutzerfreundlich muss es sein

Stellen Sie sicher, dass das DAM System Ihrer Wahl leicht verständlich ist und nur wenig Training erfordert. Im besten Fall ist es komplett benutzerfreundlich und bietet zusätzliche Support Dokumente, falls es technische Bereiche gibt, die detailliertere Erklärungen erfordern.

Wie werden Sie Ihre Medien strukturieren?


Wenn es um die Organisation Ihrer Medien geht, ist es sehr wichtig, dass Sie sich in Ruhe Gedanken machen, bevor Sie eine Entscheidung fällen. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Dateien strukturieren, hat einen direkten Einfluss auf die zukünftige Verwendung und Adoption Ihres DAM Systems –Benutzer können Medien einfacher und schneller finden. 



Überlegen Sie sich hierbei, nach welchen Wörtern überwiegend gesucht wird, wenn jemand die Mediendatenbank durchstöbert. Wie können Sie Ihre Medien in bestimmten Gruppen kategorisieren? Und welche Tags sollten Sie am besten verwenden? 
Wenn Sie zum Beispiel für ein Modelabel arbeiten, würde es Sinn ergeben, dass Sie Ihre Produktbilder nach Farben kennzeichnen. So können Benutzer anschließend alle gelben Produktbilder in Sekundenschnelle finden.

Übertragen Sie Ihre Medien in Ihr DAM

Ganz egal, ob Sie bereits ein DAM System verwenden, oder nicht – ein effizienter Import Ihrer Medien ist ein wichtiger Bestandteil der Implementierung. Wenn Sie Ihre Medien in Ihr DAM übertragen, überprüfen Sie genau, ob der Import erfolgreich abgeschlossen wurde, bevor Sie die Dateien von ihrem ursprünglichen Speicherplatz entfernen. Wie bereits erwähnt, sollten Sie sich beim Hochladen der Medien stets an die zuvor bestimmte Struktur halten.

Welche Dateiformate unterstützt das DAM?

Wenn Sie als Fotograf arbeiten, möchten Sie mit einem DAM arbeiten, das jegliche Bildformate unterstützt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich für ein DAM entscheiden, in welchem Sie eine Bandbreite an Dateiformaten speichern können.

Benchmark und Beurteilung

Nachdem Sie mit Ihrem DAM ein paar Monate gearbeitet haben, ist es an der Zeit ein Fazit zu ziehen: Kommt Ihr DAM wirklich allen Bedürfnissen Ihres Unternehmens nach? Wie bereits zuvor erwähnt, ermöglichen viele Anbieter das Digital Asset Management System Ihren Bedürfnissen maßgeschneidert anzupassen. Wenn Sie bemerken, dass Sie bald Ihre Limits überschreiten, überprüfen Sie, ob Sie Ihren Account für ein oder zwei Monate upgraden können.

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