Kommt Ihnen eine der folgenden Situationen bekannt vor? 

  • Sie sind auf der Suche nach der neusten Version des Firmen Logos in druckfähiger Qualität, aber haben keine Ahnung wo Sie mit der Suche beginnen sollen…
  • Der Austausch der neusten Produktbilder im tiff-Format mit der Design-Agentur stellt Sie vor ein großes logistisches Problem 
  • Sie würden gerne eine Powerpoint-Vorlage für eine Präsentation verwenden, welche sich jedoch auf der Festplatte Ihres Kollegen befindet, welcher gerade im Urlaub ist…

Die oben genannten Probleme sind nur drei von vielen, die mit denen Mitarbeiter in Marketing und Kommunikationsabteilungen täglich konfrontiert werden. Oft sind die Medien, wie Logos, Broschüren, Templates usw. auf verschiedenen lokalen Rechnern verteilt und es ist jedes Mal ein großer administrativer und zeitraubender Aufwand alles zusammenzubringen und mit der eigentlichen Arbeit beginnen zu können, wie z.B. die Erstellung einer Präsentation für die Markeinführung eines neuen Produktes.

Viele Unternehmen haben dieses Problem bereits erkannt. Daher boomen zur Zeit web-basierte Tools, wie Dropbox und WeTransfer. Mit WeTransfer, zum Beispiel, ist es sehr einfach, Dateien die zu groß sind um per E-Mail versandt zu werden, zu versenden. Dropbox dagegen ermöglicht Ihnen Zugriff auf Ihre persönlichen Ordner und Dateien, von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Obwohl diese Tools weit verbreitet sind, ist die Verwendung für professionelle Zwecke kritisch zu sehen:

Diese Lösungen sind sogenannte "Standalone-Tools" und haben nur eine bestimmte Funktion, wie die Speicherung oder das Versenden von Medien. Sie kombinieren diese Funktionen nicht, daher ist die Benutzung dieser Tools immer noch sehr zeitintensiv. 

  1. Die Tools lassen sich nicht in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Um beispielsweise Dateien zu verkleinern oder Formate zu verändern, brauchen Sie wiederum andere Tools, wie Photoshop, die nicht integrierbar sind. 
  2. Anbieter solcher Tools sind oft amerikanische Unternehmen die nicht den europäischen Datenschutzrichtlinien unterliegen. Wenn Sie sich die AGB von Dropbox einmal genau durchlesen, werden Sie feststellen, dass es nicht ganz klar ist, ob das Eigentumsrecht der hochgeladenen Daten bei Ihnen verbleibt. 
  3. Für die professionelle Nutzung für geschäftliche Zwecke brauchen Sie also ein Tool, das alle essentiellen Prozesse rund um digitale Medien, wie Speicherung, Teilen und Organisation, abdeckt. Außerdem muss das System sicher im Sinne des europäischen Datenschutzes sein und sich in bestehende Systeme, wie Adobe Creative Suite nahtlos integrieren lassen.

Systeme wie diese heißen "Digital Asset Management" oder im erweiterten Sinne "Brand Management Systeme". 

Der Name selbst lässt sich wie folgt erklären: Medien sind digitale "Assets" für Unternehmen, da diese oftmals geschäftskritisch sind. Was wäre Ihre Marketingabteilung ohne die neusten Produktbilder? Oder würde Ihr Unternehmen ohne Logo und Markenidentität sich noch wesentlich von der Konkurrenz unterscheiden? 

Mit Digital Asset Management Systemen (DAM) können Sie alle Ihre Mediendateien ganz einfach web-basiert verwalten, organisieren und teilen. Alle Ihre Bilder, Filme, Musik, Logos, Präsentationen und PDF-Dateien sind auf einer Plattform zentral erreichbar für alle Ihre Kollegen auf der ganzen Welt - zu jeder Zeit des Tages. Der Hauptvorteil eines DAM-Systems, im Vergleich zu Tools wie Dropbox oder WeTransfer ist, dass man ein nur EIN einziges Tool verwendet, um alle administrativen Tätigkeiten rund um digitale Medien abzudecken. 

DAM Lösungen übernehmen unter anderem die Funktionen von folgenden oft genutzten Programmen:

  • Google (Suche nach Bildern & Informationen im Intranet)
  • Lokaler Server (Speicherung von Medien an einem zentralen Ort)
  • Adobe Creative Suite (Anpassung von Web & Print-Medien direkt im Webbrowser)
  • Dropbox (Webbasierte Speicherung & Freigabe von Medien)
  • WeTransfer (Verteilen und Versenden von großen Dateien über das Internet)
  • Jira (Koordination & Kommunikation mit Agenturen und anderen Abteilungen)

Zusätzlich verfügen DAM Lösungen über eine große Anzahl anderer hilfreicher und zeitsparender Funktionen, wie z.B. Reporting, die es ermöglichen einen Überblick über die am häufigsten heruntergeladenen Dateien und die aktivsten Nutzer zu bekommen. So können Sie Schwachstellen in der Effizienz aufdecken und Prozesse in Ihrer Marketingabteilung noch weiter verbessern. 

In der Tat ist Digital Asset Management nicht so neu wie Sie vielleicht denken; ähnliche Software hat in den letzten 20 Jahren existiert. Der Mehrwert dieser Systeme wurde aber in der Vergangenheit von vielen Unternehmen nicht erkannt, da Mediendatenbanken und Bilddatenbanken oft lokal installiert werden mussten und daher eine hohe Investition bedeuteten. Oftmals waren die DAM Lösungen aufgrund ihres Reichtums an Funktionalität auch sehr komplex und nicht benutzerfreundlich zu bedienen. 

In den letzten Jahren gab es eine ganze Reihe Entwicklungen; heutzutage wird Digital Asset Management ebenfalls web-basiert angeboten, ist äußerst benutzerfreundlich und erschwinglich, sowohl für kleine-und mittelständische Unternehmen aber auch multinationale Unternehmen. Der kritische Faktor "Datenschutz" ist gegeben, da Medien auf hoch-sicheren Servern, die speziell für geschäftskritische Anwendungen entwickelt wurden, innerhalb der EU gespeichert werden. 

Aufgrund Funktionen, wie Medien-Verschlagwortung, Volltextsuche in Dokumenten, automatischer Metadatenimport, smarte Suchfunktionen usw., ist es einfach, jede gesuchte Datei innerhalb von Sekunden zu finden. Durch geschickte Versionierung, lässt es sich verhindern, dass alte Versionen von Templates und Logos verwandt werden. 

Brand Management Systeme (BAMS), die eine Erweiterung von Digital Asset Management darstellen, garantieren, dass alle Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle haben um sich über Markenrichtlinien zu informieren. Neben der Corporate Identity, decken BAMS  Systeme das volle Spektrum von digitalem Medien Management ab und schließen auch eine Automatisierung der Kommunikation und Koordination mit Kreativagenturen mit ein und ermöglichen es Marketing Mitarbeitern neue Medien mir Web-to-Print innerhalb von wenigen Minuten selbst zu erstellen. 

Durch Schnittstellen, wie API oder Plug-Ins lassen sich DAM und BAMS-Systeme nahtlos in Ihre Unternehmensumgebung integrieren. Durch anpassbare Taxonomie und Erscheinungsbild, wird die Adaption der Benutzer erhöht, da die Struktur speziell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist und es sich perfekt in die Systemlandschaft des Unternehmens einfügt.

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