Eine große Herausforderung für viele Design-Teams besteht darin, straffe Fristen einzuhalten und dabei ihre Kreativität nicht zu verlieren. Administrative Tätigkeiten gehören wohl kaum zu den Lieblingsbeschäftigungen kreativer Köpfe. Und genau hier setzt Digital Asset Management an: es minimiert administrative Tätigkeiten und schafft so mehr Zeit für Kreativität.

Eine DAM Lösung bietet eine zentrale Plattform für alle digitalen Dateien und Kommunikationskanäle. Dies macht es sehr viel einfacher, bestimmte Bilder oder Videos wiederzufinden und zu teilen und Projekte so reibungsloser zu meistern.

Der folgende Artikel zeigt Ihnen, wie die Verwendung von Bynders DAM effiziente Teamarbeit ankurbelt und durchschnittlich 8 Stunden pro Woche an monotonen Tätigkeiten einspart. Vor allem zeigt er Ihnen auf, wie eine DAM Software Sie und Ihr Team vor redundanter und frustrierender Kommunikation bewahrt.

Routinetätigkeiten eines Designers

Tagtägliche Aufgaben eines Designers in einer Marketingabteilung sind zum Beispiel Briefings zu erhalten, Verantwortlichkeiten und Deadlines festzulegen, Designkonzepte zu erstellen und Feedback einzuholen. Darüber hinaus müssen fertiggestellte Arbeiten mit weiteren Teammitgliedern auf effiziente und smarte Weise geteilt werden.

Designer müssen unter anderem Materialien für Kampagnen, Social Media Banner, Whitepaper, E-Books, Event Poster und Flyer an verschiedene Personen schicken, die jeweils einen anderen Kommunikationskanal bevorzugen. Dass Marketing Design Aktivitäten zunehmen, um im Rennen um Aufmerksamkeit mitzuhalten, ist an sich bereits eine Herausforderung.

Dateien, Dateien überall

Zeitpläne anpassen, Teammitglieder auf dem Laufenden halten, Deadlines einhalten - all das hängt von einem Faktor ab: guter Kommunikation. Vor Bynder wurden Designs wieder und wieder via E-Mails verschickt, wobei Feedback oft nicht klar und verständlich dargestellt werden konnte und Aspekte so übersehen oder missverstanden wurden. Dies führte zu extremer Zeitverschwendung.

Eine weitere Herausforderung, die manche Designer lieber an die Seite schieben, ist die Verwaltung der wachsenden Zahl an gespeicherten Dateien. Wenn man mit vielen digitalen Dateien arbeitet, ist es beinahe unmöglich die letzte Version eines Social Media Banners, ein veraltetes Symbol, das archiviert werden sollte, oder ein Template für einen Dateityp zu finden, wenn man kein System besitzt, welches alle Dateien sinnvoll speichert und verwaltet.

Die größte Herausforderung besteht darin, bei der Fülle an kreierter Dateien Markenkonsistenz zu wahren. Dabei ist es eine wichtige Mission für Design-Teams, den Markenstil über alle Kanäle einzuhalten, da ein einheitliches Branding für den Erfolg einer Marke entscheidend ist.

Designer möchten keine zusätzlichen administrativen Tätigkeiten. Wir wünschen uns einen möglichst reibungslosen Ablauf von der Anfrage bis zur Freigabe, einen zentralisierten Ort, wo wir alle Dateien innerhalb von Sekunden finden und Design Richtlinien, die jeder im Unternehmen einsehen und anwenden kann.

Ljubica Jovanova, Creative Designer

Kann Digital Asset Management all diese Probleme lösen?

Nachdem wir uns die Herausforderungen angeschaut haben, sollten wir uns nun klare Ziele setzen. Designer sind nicht kompliziert. Alles, was wir wollen ist:

  • Mehr Zeit mit kreativer Arbeit statt mit administrativen Tätigkeiten zu verbringen
  • Die Verwendung von fertiggestellten Arbeiten zu erhöhen - intern sowie extern
  • Markenrichtlinien unter Kontrolle bewahren, um sicherzustellen, dass alles in Einklang mit der Marke steht
  • Einen Kommunikationskanal, der uns dabei hilft, effizienter zusammenzuarbeiten

Wie kann Digital Asset Management hierbei helfen?

Digital asset management bietet:

  • Einen zentralisierten Speicherplatz für alle Design Dateien und einen einfachen Weg, diese zu suchen und innerhalb von Sekunden zu finden
  • Vereinfachte Arbeitsabläufe und Kommunikation für den Erstellungsprozess
  • Markenrichtlinien, sodass alle Arbeiten markentreu sind
  • Ein Publishing-on-Demand Modul, um mithilfe von Templates Content lokalen Bedürfnissen anpassen zu können (ganz ohne Design-Kenntnisse)

DAM ist die zentrale Anlaufstelle für alle Design Dateien

Haben Sie jemals für ein Unternehmen gearbeitet, in welchem alle Teammitglieder ihre digitalen Dateien an unterschiedlichen Orten gespeichert haben? Finden Sie es frustrierend, webbasierte Speichersysteme und Offline Festplatten zu durchforsten, um eine bestimmte Datei zu finden und ihre Kollegen dabei zu beobachten, wie sie wieder und wieder die falschen Dateien verwenden?

Eine sichere, zentrale Speicherlösung kann diesen Frustrationen ein Ende bereiten. Durch die Strukturierung aller Dateien anhand einer Taxonomie, wird es mit einer DAM Lösung viel einfacher, Dateien mit der Hilfe von Filtern, Verschlagwortung und verschiedener Suchoptionen zu finden. 

Die Lösung für Kommunikationsprobleme: Keine E-Mails

Bynder bietet ein Marketing Projekt Management Modul, welches Workflows in vier Levels organisiert: Kampagne → Job → Phase → Aufgabe


bynder digital asset management

Anders als die meisten Projekt Managment Lösungen, ist Bynders Marketing Projekt Management Modul vollständig integriert, um den Stand aller Medien besser zu verfolgen.

Alle Prozessschritte können in den Admin Einstellungen vordefiniert werden - das heißt, Sie können festlegen, wie viele Schritte Sie für ein Projekt benötigen und welche Benutzer wofür verantwortlich sind. Die erste Stufe aller Design Workflows enthält Formulare mit Pflichtfeldern, sodass Design-Teams so viele Informationen wie möglich bezüglich der Anforderung erhalten können. In den folgenden Stufen können Aufgaben hinzugefügt und allen relevanten Personen zugeteilt werden - so entstehen übersichtliche To-Do Listen für jede Prozessstufe.

Design Projekt
Erste Stufe eines Design Projekts

Eine Hauptfunktion des Marketing Projekt Management Moduls ist die Möglichkeit mit allen relevanten Personen bezüglich einer Aufgabe kommunizieren zu können. Beispielsweise kann ein Designer die eingereichte Spezifikation des Jobs lesen und Anmerkungen direkt innerhalb des Workflows hinterlassen. Wenn notwendig, können auch die Personen markiert werden, deren Aufmerksamkeit benötigt wird.

Für Designer ist der erste Entwurf nur selten die finale Version. Deshalb ist es wichtig, dass wir Feedback auf effiziente Weise einholen und den Prozess voranbringen. Anstatt auf redundante E-Mails, die schnell im Postfach untergehen, zurückzugreifen oder auf persönliche Rückmeldungen zu warten, die meist dann stattfinden, wenn man gerade inmitten einer Aufgabe steckt, ermöglicht das Marketing Projekt Management Modul, Anmerkungen direkt an Dateien im Workflow einzufügen.

Das sieht so aus:

Versionen vergleichen
Vergleich von zwei Versionen mit Anmerkungen  

Wir können bis zu drei Stunden pro Woche für Meetings und Verzögerungen sparen, die durch administrative Tätigkeiten oder Fehlkommunikation verursacht wurden. Dadurch können wir uns auf unsere kreativen Arbeiten konzentrieren. Das ist es, was Designer wirklich brauchen.

Ljubica Jovanova, Creative Designer

Nachdem eine finale Version genehmigt wurde, wird das neue Design automatisch zu der Mediendatenbank (Digital Asset Management) hinzugefügt und für alle Nutzer zur sofortigen Verwendung freigegeben.

Werden Sie nie wieder gefragt, ob Sie den Text in einem Plakat ändern können

Das Publishing-on-Demand Modul (POD) ist noch relativ neu und hat sich bereits als essenzieller Bestandteil bewährt.
Der große Wert des POD Moduls besteht darin, dass es InDesign Dateien in markentreue Online Templates umwandeln kann. Dadurch können all Ihre Kollegen selbständig die editierbare Inhalte ändern und so lokalen Bedürfnissen anpassen. Designer investieren ihre Zeit zukünftig nur noch in das Original - nicht mehr in alle Derivate. Alle markentreuen Dateien können heruntergeladen oder innerhalb des Moduls direkt an Druckdienstleister versandt werden. In Visitenkarten kann jeder den HIntergrund ändern und Informationen wie Name und Jobtitel personalisieren. Bestellungen werden direkt an der Druckdienstleister geschickt.

Wahren Sie Markenkonsistenz

Konsistenz ist die grundlegende Regel des Brandings. Eine großartige Marke sollte immer über alle Kanäle hinweg im selben Stil und Tonfall kommunizieren. Für Designer umfasst dies insbesondere Farben, Logos, Schriftarten und Templates. Ein häufiges Problem ist es, dass Unternehmen zwar Markenrichtlinien besitzen, doch nur das Design-Team sich an diese hält. Das bedeutet, dass Designer oft viel Zeit aufwenden müssen, um Fehler von anderen Mitarbeitern, die sich nicht an die Markenrichtlinien halten, zu korrigieren. Auch wenn Sie das Glück haben, von wundervollen Kollegen, die sich immer an die Regeln halten, umgeben zu sein, bleibt es schwierig, sicherzustellen, dass externe Personen Ihr Logo korrekt verwenden.

Die beste Lösung ist es, die Richtlinien leicht zugänglich zu machen, sodass sich alle Mitarbeiter ihrer bewusst sind und jederzeit auf sie zurückgreifen können.

Aufgrund ihrer Wichtigkeit für die Markenidentität, bietet Bynder ein zusätzliches Modul, welches sich ganz den Richtlinien widmet.

Wenn Sie mehr über Digital Asset Management herausfinden möchten, laden Sie sich unser kostenloses E-Book herunter und erfahren Sie alles Wichtige: von Grundbausteinen, über Sicherheit bis zu den Vorteilen des DAM. Oder lesen Sie sich unseren kompakten Blogpost über "Digital Asset Management: Eine Definition" durch.

DAM for Dummies