1. Von Digital Asset Management abgeleitete Begriffe 
  2. Faktoren, welche die Einführung einer Digital Asset Management Software antreiben
  3. Vorteile einer Digital Asset Management Lösung
  4. Was Digital Asset Managment nicht ist
  5. Gemeinsame Funktionen von Digital Asset Management Lösungen
  6. Wer nutzt Digital Asset Management Lösungen?
  7. Case studies: die Vorteile von Digital Asset Management in der Praxis
  8. Meistern Sie Ihr Digital Asset Management Projekt erfolgreich
  9. Digital Asset Management ROI
  10. Glossar

Digital Asset Management ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, digitale Medien innerhalb einer intuitiven, zentralen sowie sicheren Plattform zu erstellen, verwalten und freizugeben. Als Digital Assets werden schlichtweg Dateien im digitalen Format bezeichnet, von einem Bild bis zu einem Finanzbericht. DAM Lösungen haben sich von einfachen Speicherplätzen für digitale Medien zu kollaborativen, dynamischen Plattformen für B2B und B2C Unternehmen entwickelt, die unterschiedliche Abteilungen beeinflussen: Marketing, Design, Brand Management, Sales und IT.

Der Mehrwert einer DAM Lösung besteht darin, wie Sie Ihre Medien effizient ausschöpfen. Große Mengen an Daten zu speichern kostet Sie nichts und es bringt Ihnen nichts. Der wahre Return on Investment wird durch die Nutzung der Medien erreicht, ihre Bewegung innerhalb des Unternehmens, ob intern oder durch die verschiedenen Integrationen mit anderen Lösungen. Hier ist der Wert am deutlichsten sichtbar. So deutlich, dass Unternehmen DAM weltweit einführen. MarketsandMarkets prognostiziert, dass der globale Markt für Digital Asset Management von $1,4 Milliarden in 2015 auf $5,5 Milliarden in 2020 wachsen wird.

Von Digital Asset Management abgeleitete Begriffe 

Für die Bezeichnung von Digital Asset Management Lösungen werden verschiedene Begriffe verwendet, was bei potenziellen Käufern schnell Verwirrung hervorrufen kann. Bei allen Begriffen handelt es sich letztendlich aber um ein und dieselbe Sache. Auch wenn sich die speziellen Themen leicht unterscheiden, ist das Hauptthema dasselbe: die Verwaltung von digitalen Dateien zu vereinfachen. Zu den unterschiedlichen Bezeichnungen zählen unter anderem die folgenden:

  • Mediendatenbank
  • Bilddatenbank
  • Marketing Asset Management
  • Brand Asset Management
  • Brand Center
  • Professionelle Fotografie Software
  • Media Library Software
  • Management von digitalen Dateien
  • Digital Content Management
  • Digital Media Management
  • Enterprise Content Management
  • Marketing Content Management
  • Marketing Resource Management (umfangreichere DAM Lösung mit zusätzlichen Modulen) 

Digital Asset Management ist nicht mit Content Management Systemen zu verwechseln. Diese dienen dazu, redaktionellen Content auf Webseiten, Blogs oder Online-Shops zu publizieren und nicht die Mediendateien zu organisieren .

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Faktoren, welche die Einführung einer Digital Asset Management Software antreiben

  • „Outbound“ Aktivitäten werden durch „Inbound“ Maßnahmen ersetzt. Globale Marketing Kampagnen wurden durch gezieltere Kampagnen ersetzt, was mehr Ressourcen und eine Anpassung der Marketing Prozesse benötigt.
  • Kommunikationskanäle, die vervielfacht und diversifiziert werden. Broschüren, E-Mails, Offline, soziale Medien, etc. Diversifizierung von Medien erfordert bessere Kommunikation und Koordination, um die Konsistenz und Relevanz der verschiedenen ausgeführten Projekte zu sichern.
  • Eine wachsende Anzahl an Ressourcen. Wenn ein Unternehmen alle zwei Monate drei neue Produkte über sechs unterschiedliche Kanäle, in vier Kundensegmenten und in vier unterschiedlichen Sprachen herausbringt, müssen mehr als 1750 Medien pro Jahr produziert werden. Hinzu kommen Produktbilder oder auch alle wichtigen Markenelemente (Logo, Schriftart, Tonart, etc.).
  • Regulierungen, die strengere Beschränkungen für das Marketing mit sich bringen. Dies ist in vielen Sektoren, wie der Pharmabranche, Lebensmittel-, Spirituosen- und Weinindustrie, der Fall.
  • Marketingabteilungen müssen einen ROI (Return on Investment) rechtfertigen. Mit geringen Budgets und steigenden Erwartungen müssen Marketingteams jede Investition rechtfertigen und die Profitabilität ihrer Projekte erhöhen.

Vorteile einer Digital Asset Management Lösung

DAM Lösungen helfen Marketingteams ihre Marketingressourcen durch das Automatisieren von Speicher-, Organisations- und Weitergabeprozessen zu verwalten und global zu optimieren. Einige dieser Schritte können auch ohne Software möglich gemacht werden. Technologien werden jedoch entscheidend, wenn eine zu große Sammlung an Dateien für zunehmend dezentralisierte, interne Teams verwaltet werden muss. Vorteile von DAM gibt es viele:

Erhöhen Sie Ihre Produktivität:

  • Wiederverwendung von Dateien. Bestehenden Content optimal nutzen und Duplikate vermeiden.
  • Selbständigkeit wiederherstellen. Unterbrechungen in allen Prozessschritten vermeiden.
  • Schnelles Auffinden von Dateien. Durch Tags und relevante Kategorisierung von Dateien sowie verschiedene Such- und Filteroptionen.
  • Schnelle Bearbeitung von Dateien. Kleine Anpassungen, wie Größe oder Orientierung, können auf einfache Weise auf der Plattform vorgenommen werden.
  • Eine Benutzeroberfläche, die überzeugt. Eine intuitive, ergonomische Benutzeroberfläche erhöht die Akzeptanz und damit die Profitabilität des Projektes.
  • Internationale Zusammenarbeit mit einer multilingualen Benutzeroberfläche fördern, um die Verwendung durch globale Teams anzukurbeln.

Erhöhen Sie Ihr Einkommen. Reduzieren Sie Ihre Ausgaben.

  • Zeit ist Geld. Und die einzige unersetzbare Ressource. Schützen Sie diese und fokussieren Sie sich auf Aufgaben mit hoher Wertschöpfung, indem Sie Suchzeiten mit DAM verringern.
  • Sparen Sie sich die Zeit von Mehrfachdesigns. Ob Agenturkosten, Freelancer oder interne Teams: Eliminieren Sie die Kosten, um Medien zu kreieren, die bereits vorhanden sind. Mit Hilfe von DAM werden Duplikate vermieden.
  • Vermeiden Sie rechtliche Sorgen. Geldbußen aufgrund von Urheberrechtsverletzungen in Bezug auf unrechtmäßige Verwendung von Inhalten können einfach vermieden werden. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sowie die Verwendung einzelner Medien können beschränkt werden.
  • Eine bessere Analyse Ihres Return on Investment. Die Bericht- und Statistiktools werden die Analyse Ihres ROI, welchen Sie mit Ihrer DAM Lösung erreichen, vereinfachen.
benefits of dam

Was Digital Asset Management nicht ist

Es ist wichtig, einen Rahmen für Digital Asset Management Lösungen zu bieten. Schauen wir uns deshalb genauer an, was DAM nicht ist.

Dasselbe wie Dropbox, nur teurer
Während sich Dropbox insbesondere auf Online Speicher und Zugriff fokussiert, bedienen DAM Lösungen ein breiteres Spektrum an Resource Management, Suchvereinfachung, Zugriffs- und Nutzungsbeschränkungen sowie erhöhte Sichtbarkeit von Dateiennutzung.

Eine weitere Software, die keiner nutzt
Aufgrund der Fülle von existierenden Marketinglösungen kann man leicht an eine Lösung geraten, die wenig Einfluss auf die eigenen Unternehmensbedürfnisse hat. Die Verwaltung von digitalen Dateien ist dennoch ein zentrales Element in der Marketingwelt und wird auch in Zukunft eine sehr wichtige Rolle spielen.

Eine Lösung, von der nur die Marketingabteilung profitiert
Ja, Marketingabteilungen sind vorrangig von den Veränderungen betroffen. Aber die Automatisierung von Prozessen wird die Übereinstimmung mit IT und Business Teams verbessern und so dazu beitragen, die Produktivität und Effizienz der verschiedenen involvierten Teams zu steigern.

Eine Lösung, die mühelos einen Mehrwert schafft
Wenn man nur eine Lösung kaufen und darauf warten könnte, dass Ergebnisse von selbst entstehen... Das wäre zu schön. Um den Erfolg Ihres Projekts zu sichern, benötigen Sie eine Strategie, die Ihre Prozesse, Teams sowie alle nötigen Ressourcen integriert, und darüber hinaus Zeit, um einen detaillierten Zeitplan einzuführen.

Gemeinsame Funktionen von Digital Asset Management Lösungen

 

Speicher

  • Vielzahl an unterstützten Dateiformaten
  • Automatische Metadaten
  • Importfunktion per ‘Drag & Drop’
  • Genehmigung vor Import in das DAM System
  • Tagging und Kategorisierung während des Imports

Organisation

  • Vielzahl an unterstützten Dateiformaten
  • Automatische Metadaten
  • Importfunktion per ‘Drag & Drop’
  • Genehmigung vor Import in das DAM System
  • Tagging und Kategorisierung während des Imports

Suche 

  • Erweiterte Suchfilter (Formate, Orientierung, DPI, Name, Tags, Metadaten, etc.)
  • Suchleiste mit Vorschlägen
  • Vorschau von Videos, Bildern, PDFs
  • Suche nach Wörtern in Dateien
  • Suche nach vorherrschender Farbe

Teilen

  • Sicherheit und Zugriffskontrolle für geteilte Dateien
  • Kollektionen zum Teilen
  • Integration externer Dateien
  • Wasserzeichen
  • Teilen großer Dateien

Verwalten

  • Benutzerprofile erstellen
  • Benutzerrechte verwalten
  • Zugriffskontrolle von Benutzern auf Dateien
  • Statistiken zur Verwendung von Dateien

Integration

  • Marketing Automation
  • CMS
  • E-Commerce Plattform
  • CRM
  • Single Sign-On
  • Adobe Creative Suite
  • Social Software

Wer nutzt Digital Asset Management Lösungen?

DAM Lösungen wurden lange vor allem von großen Unternehmen verwendet. Durch die Entwicklung von SaaS (Software as a Service) Angeboten konnten auch kleine und mittelständische Unternehmen dank verringerter technischer Einschränkungen, kosteneffektiver Bezahlung und einfacher Installation die Vorteile von DAM software nutzen.

Gleichzeitig betrifft das Verwalten von digitalen Dateien alle Industrien. Anfangs vor allem von B2C Unternehmen in verschiedenen Sektoren angewandt (Distribution, Textil, Industrie etc.), wurde das Model für den B2B Sektor erweitert. Jedes Unternehmen mit einem Markenauftritt und damit einer zu vereinheitlichen Markenidentität produziert eine Sammlung an digitalen Dateien, die zentralisiert, organisiert und ausgeschöpft werden müssen.

Case studies: die Vorteile von Digital Asset Management in der Praxis

Lesen Sie, wie Icelandair seine Suchzeit durch die Nutzung von Bynder um 50% verringern konnte.

Bynders Digital Asset Management Lösung hat AkzoNobel dazu befähigt, interne E-M ails um 90% zu reduzieren.

Erfahren Sie, wie innocent drinks, innerhalb von 30 Tagen 2.500 Downloads erreicht hat

Finden Sie heraus, wie Battersea Dogs & Cats Home 12.000 digitale Dateien verwaltet. 

Bei DPDgroup nutzen 163 Marketers Bynder erfolgreich. 

Meistern Sie Ihr Digital Asset Management Projekt erfolgreich

Auch wenn es Unterschiede zwischen verschiedenen DAM Anbietern gibt, hängt der Erfolg Ihres Projekts von der richtigen Ausführung fundamentaler Schritte ab:

1. Definition von spezifischen Zielen
Beispielsweise die Vereinfachung von Prozessen zum Teilen von Dateien; die Erhöhung der Produktivität bei der Suche nach Dateien; oder das Versenden von Fotos, die von einem Fotografen gemacht wurden, auf Ihrer E-Commerce Seite automatisieren. Das wird Ihnen erlauben, herauszufinden, was Sie von Ihrem Anbieter erwarten und Lösungen bei fundamentalen Dingen zu vergleichen.

2. Entwickeln Sie einen Zeitplan, den Sie verfolgen
Ein Zeitplan erlaubt Ihnen, sich auf wichtige Aufgaben zu fokussieren, Frust während des Projekts zu vermeiden und einen Rahmen für den Fortschritt des Projekts zu definieren.

3. Identifizieren Sie Ihre Anforderungen
Identifizieren Sie Plug-ins, die Sie benötigen (Workfow, Grafik-Charter etc.), essenzielle Funktionen für Ihre Teams und verbundene Services.

4. Vergleichen Sie verschiedene Lösungen
Funktionen, Benutzeroberfläche, Integrationen, Skalierbarkeit der Plattform, Support Team und Implementierung sind Faktoren, die bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigt werden sollten.

5. Reden Sie mit Kunden und treffen Sie eine Entscheidung
Kontaktieren Sie Kunden von verschiedenen Anbietern. Diese können Ihnen wichtige Empfehlungen in der finalen Phase Ihrer Entscheidung geben. Treffen Sie dann eine Entscheidung, die zu Ihren Zielen, Bedürfnissen und Ihrem Budget passt.

6. Stellen Sie ein Team zusammen
Wählen Sie ein stellvertretendes Mitglied aus jeder Abteilung aus. Dieses übernimmt die Rolle eines Botschafters und stellt die reibungslose Umstellung auf das neue Tool in seiner Abteilung sicher.

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Digital Asset Management ROI

Der Return on Investment einer Digital Asset Management Lösung hängt maßgeblich von der Akzeptanz der Nutzer ab und deren Verwendung der digitalen Medien ab. Um eine DAM Lösung erfolgreich zu implementieren ist es besonders wichtig, Mitarbeitern zu verdeutlichen, wie die DAM Lösung funktioniert, damit sie verstehen, wie sie von der Adaption profitieren. Admins können darüber hinaus Nutzerstatistiken analysieren, um herauszufinden, welche Mitarbeiter die Lösung wenig verwenden, um ihnen Training und Unterstützung anzubieten. 

Glossar

Der folgende Abschnitt erläutert die wichtigsten Begriffe rund um Digital Asset Management.

Cloud-basierte SaaS DAM Lösung: Beim Software as a Service Modell wird die Software nicht direkt auf den Servern in Ihrem Unternehmen installiert, sondern wird online über die Cloud zur Verfügung gestellt. Benutzer können hierbei einfach via Webbrowser auf die Software zugreifen - ganz egal, wann und wo. Dies bedeutet, dass Benutzer von allen Endgeräten auf die Lösung zugreifen können, auf welchen die Software installiert ist. Hierbei spielen Zeit und Ort keine Rolle. Des Weiteren können SaaS Produktaktualisierungen an der Software direkt in der Cloud durchgeführt werden, sodass diese sofort für alle verfügbar sind.

Digital Asset: Darunter wird eine Datei im digitalen Format verstanden, beispielsweise ein Foto, Video oder Dokument.
Digitales Rechtemanagement: Beschreibt, wie ein Unternehmen die Rechte, eine bestimmte digitale Datei beispielsweise im Rahmen einer Marketingkampagne zu verwenden, kontrolliert.

Derivat: Ein Derivat ist Abkömmling einer bereits bestehenden Datei, z.B. als neues Dateiformat gespeichert.

Filter: Filtern ist die Methode, mit der Bynders DAM digitale Dateien organisiert. Benutzer fügen während des Hochladens Metaeigenschaften hinzu. Wenn Benutzer die Digital Asset Bank durchsuchen möchten, können Filter angewandt werden, um irrelevante Dateien auszublenden. Durch die Anwendung von Filtern bleiben nur die Dateien sichtbar, die zu den bestimmten Kriterien passen.

Kollektion: Kollektion ist ein Begriff, der in Bynders DAM Lösung verwendet wird. Er umfasst eine Sammlung von digitalen Dateien, die mit internen und externen Parteien geteilt werden können.

Metadaten: Metadaten sind Informationen über eine spezifische Datei, sodass diese leichter auffindbar ist. Während des Hochladens einer Datei kann ein Benutzer verschiedene Metaeigenschaften, wie beispielsweise Dateityp, Land, Jahr oder Abteilung auswählen.

On-site DAM Lösung: Eine On-site DAM Lösung involviert die Verwendung von lokalen Servern, um die digitalen Dateien des Unternehmens zu speichern. Diese Methode benötigt viel mehr Zeit bei der Installation, da physische Komponenten in den Räumlichkeiten des Unternehmens eingerichtet werden müssen. Darüber hinaus muss die Sicherheit der Serverräume sichergestellt werden, sodass die digitalen Dateien vor Diebstahl geschützt sind. Softwareaktualisierungen müssen regelmäßig für jedes Gerät durchgeführt werden. Dies beansprucht viel Zeit und kann zu Unterbrechungen der Produktivität im Unternehmen führen.

Suche: Die Suchfunktion wird genutzt, um sich in der digitalen Bilddatenbank zurechtzufinden.

Systemintegration: Digital Asset Management Systeme ermöglichen oft die Integration mit Lösungen von Drittanbietern.

Taxonomie: Taxonomie ist ein Schema zur Klassifizierung. Naturwissenschaftliche Disziplinen haben Taxonomie ursprünglich beispielsweise für die hierarchische Klassifizierung von Lebewesen in Klassen und Unterklassen verwendet. Auch beim Digital Asset Management können Dateien mithilfe der Taxonomie hierarchisch organisiert werden. Durch die Klassifizierung der digitalen Dateien können diese einfach wiedergefunden werden. Die Taxonomie ist nicht dasselbe wie Metaeigenschaften, sondern vielmehr ein vordefinierter Rahmen von Metaeigenschaften.

Wasserzeichen: Wasserzeichen stellen sicher, dass nicht berechtigte Personen eine Datei verwenden.


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