Wenn Sie diesen Artikel lesen, denken Sie wahrscheinlich schon an die Anschaffung eines Digital Asset Management Systems. Da Sie nun einen Business Case für DAM geschaffen haben, ist es an der Zeit unterschiedliche Anbieter zu evaluieren.
Für eine ausführliche Anleitung zur Erstellung von DAM RFP, downloaden Sie unsere kostenlose DAM RFP Vorlage.
Wenn Sie ein Digit Asset Management System erwerben, ist es üblich eine Angebotsanfrage (RFP- Request for Proposal) an DAM Anbieter zu senden. In dieser Anfrage beschreiben Sie Ihre Schwachstellen und was sie von einem Digital Asset Management System erwarten, um diese Probleme zu beheben.
Niemand mag es technische Anforderungen auszufüllen- das verstehen wir, aber es könnte Ihr Projekt erheblich verändern. Aus diesem Grund, haben wir eine kurze Anleitung erstellt, welche Sie durch den Prozess der Erstellung der RFP, des Einreichens und der Anbieter Evaluation leitet.
1. Eine klare Einleitung verfassen
Im ersten Schritt muss das Unternehmen beschrieben und Gründe angegeben werden, warum ein Digital Asset Management System benötigt wird. Diese sollten eine Erläuterung beinhalten, was genau ein DAM in Ihrem Unternehmen verändern soll und wo die gravierendsten Schwachstellen liegen. Je genauer die Schwachstellen beschrieben werden, desto besser kann Ihnen der DAM Anbieter ein passendes Produkt anbieten.
Eine Einleitung sollte außerdem genutzt werden, legale Richtlinien für das RFP festzulegen. Diese sollten eine Vertraulichkeitserklärung und einen Haftungsausschluss beinhalten. Falls Sie Hilfe mit den rechtlichen Angelegenheiten benötigen, klicken Sie hier um unsere DAM RFP Vorlage herunterzuladen.
2. Umschreiben Sie den Umfang des Projektes
An diesem Punkt wird an die Einleitung angeknüpft, allerdings gehen wir noch ein Stück tiefer, um herauszufinden, was genau erreicht werden soll. Beschreiben Sie hier Ihr Projekt akkurat und detailliert. Es ist wichtig das Ihr Projekt im Mittelpunkt des RFP steht, da Sie dadurch fokussiert bleiben und sicherstellen, dass das DAM System alle Ihre Schwachstellen abdeckt.
Sprechen Sie über jegliche Punkte, welche mit Ihren Endergebnissen zusammenhängen, einschließlich Projektleistung, erwartete Dauer der Implementierung und erforderliche Integrationen. Dieser Abschnitt soll besonders dazu dienen, eine genaue Anzahl an KPIs bzw. Leistungskennzahlen festzulegen. Diese werden Sie unterstützen den Erfolg des Projektes zu messen und zu beurteilen.
3. Stellen Sie Fragen
Nutzten Sie diesen Teil um mehr Informationen über die Angebote der DAM Anbieter zu erhalten und welches Angebot am meisten Ihren Anforderungen entspricht. Der Schlüssel ist hier, so präzise wie nur möglich zu sein. Stellen Sie so viele Fragen wie Sie möchten. Wir haben Ihnen sieben Fragen gelistet, welche Ihnen ein paar Ideen geben sollten:
- Einen Überblick über das DAM System und zentrale Eigenschaften
- Bei Interesse sollten Sie sich nach dem Workflow- und kreativen Projektmanagement Funktionen informieren
- Es ist wichtig, den Anbieter nach der Entwicklungsroadmap zu fragen. Mit einer Vorstellung von Entwicklungszeitraum und zukünftigen Plänen, können Sie besser nachvollziehen, wie der Anbieter das Produkt verbessern wird und ob diese Verbesserungen Ihren Ansprüchen entsprechen.
- Anbieter Details über Development Prozesse
- Warum ist die DAM Lösung besser als die des Konkurrenten? In anderen Worten: Warum Sollten Sie ausgerechnet diese DAM Lösung wählen?
- Wie das System die Organisation und Klassifizierung von digitalen Ressourcen erleichtert. Je einfacher es ist, eine Datei zu finden, desto mehr Nutzen können Sie aus einem DAM ziehen
- Details zu Preisen, einschließlich einmalige Kosten, wiederkehrende monatliche Gebühren und Preisinformationen zu Nutzerlizenzen.
4. Ihre Präferenzen für den RFP Prozess
Zuletzt, sollten Sie erläutern, wie die RFP eingerichtet werden soll und wie der Rest des Auswahlprozesses ablaufen sollte. Stellen Sie sicher, dass Sie genau angeben, wie Ihnen die RFP angezeigt werden soll. Vereinbaren Sie außerdem ein Datum, wann der Anbieter die RFP präsentieren wird. Es ist sogar hilfreich die genaue Dateiformat anzugeben, in dem Sie die RFP erhalten möchten.
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